Bouwen aan teksten
Het leuke aan ons trainersvak is dat we overal in het land trainen en zo dus bij heel verschillende branches over de vloer komen. Van verzekeringsmaatschappijen tot dierentuinen en van ziekenhuizen tot bouwbedrijven, we zijn er langsgeweest. Sommige contacten zijn eenmalig, andere blijven langer bestaan. Zo hebben we al een aantal jaar regelmatig contact met aannemings- en ontwikkelingsbedrijf K. Dekker Bouw & Infra. Wat begon met een training, is nu uitgegroeid tot een regelmatige tekstredactie van aanbestedingsteksten voor dit bouwbedrijf. Benieuwd naar wat we bij Dekker precies doen en hebben gedaan? U leest het hieronder.
Vraag: verbetering van aanbestedingsteksten
Dekker Bouw & Infra is een aannemings- en ontwikkelingsbedrijf dat werkt aan bouw- en infrastructurele projecten. Vaak doet dit bedrijf mee aan aanbestedingen van de overheid. Om deze aanbestedingen nog effectiever te maken, wilden ze dat niet alleen de kwaliteit van hun ontwerpen hoog was, maar ook de kwaliteit van de aanbestedingsteksten.
Aanpak: training ‘t
enderteam’ en tekstcoaching
In juni 2015 heeft het ‘tenderteam’ van K. Dekker Bouw & Infra een eendaagse powersessie gedaan bij Hendrikx Van der Spek. Op basis van korte stukjes theorie ging het team aan de slag met de eigen aanbestedingsteksten. Na de powersessie bleef er een intensief contact tussen de trainer en het team: via regelmatig mailverkeer werd er flink gewerkt aan de kwaliteit van de teksten.
Resultaat: betere teksten, meer opdrachten
En de resultaten mogen er zijn: mooi vorm gegeven aanbestedingen met heldere en prettig leesbare teksten. En of die betere teksten ook meer opdrachten opleveren? Roald van der Slikke: ‘Jazeker, door de inzet van HVdS presenteren wij ons beter en de resultaten wijzen dit uit. HVdS heeft ons duidelijke handvatten tips gegeven om het schrijfproces en onze schrijfstijl te verbeteren. Zo schrijven we nu veel bewuster vanuit het oogpunt van de lezer. Je wilt graag dat de lezer je plan vanaf het begin geboeid blijft lezen tot het einde. De redacteuren van HVdS lopen onze teksten hierin na doen uitstekende aanvullingen voordat onze plannen naar de klant gaan.’
Vervolg: regelmatige herschrijving van aanbestedingsteksten
Het is inmiddels augustus 2018 en nog steeds is er regelmatig contact tussen HVdS en Dekker. Als er een aanbestedingstekst moet worden geschreven voor een groot bouwproject, dan trekken medewerkers van Dekker bij HVdS aan de bel voor een laatste tekstuele check. Onze tekstschrijvers gaan met veel plezier aan de slag met de teksten en leren en passant ook nog wat bij over mooie nieuwe bouwprojecten in ons land!
Wij kijken graag over schouders mee!
“Kom anders een keertje over onze schouder meekijken! Dan kunnen jullie voordat de trainingen beginnen alvast analyseren wat er beter kan.” Dit uitnodigende aanbod kregen wij onlangs van een klant die schades behandelt voor een verzekeraar. Normaal gesproken kennen we de werkzaamheden van de deelnemers aan onze trainingen voornamelijk uit hun eigen verhalen, maar nu kregen we de kans om alles eens van een andere kant te bekijken. Conclusie: dat meekijken beviel erg goed!
Doe alsof we er niet zijn
We zijn eerst een dagje naast de medewerkers gaan zitten die onze trainingen zouden volgen. Zo zagen we hoe ze hun werk aanpakken: wat er goed gaat in hun werk, wat er mis gaat en op welk vlak de communicatie beter kan. De medewerkers deden gewoon hun werk zoals ze dat elke dag doen. Het enige verschil was, dat er een extra paar ogen naar het computerscherm tuurde en dat er twee extra oren waren die meeluisterden met de telefoontjes die werden gepleegd.
Knelpunten nu vooraf goed duidelijk
Door dit kijkje vooraf, konden we duidelijk zien waar in de praktijk de knelpunten zaten. We konden de klant daardoor beter adviseren en de trainingen nog beter op maat maken. Zo sluiten die echt aan bij de werkzaamheden en ervaringen van de deelnemers.
Mogen we ook met u meekijken?
Lijkt het u ook wel wat dat wij eerst eens meekijken voordat uw medewerkers een training volgen? Laat dat dan aan ons weten! Bel of e-mail ons ook gerust als u meer wilt weten over de mogelijkheden die er zijn voor uw bedrijf. Bel 035 – 623 77 85 of mail naar info@hvds.nl
HVdS schrijft efficiënte werkinstructies voor het GVB Amsterdam
Al ruim tweeënhalfjaar werkt een team van technisch schrijvers van Hendrikx Van der Spek bij het Gemeentelijk Vervoer Bedrijf (GVB) Amsterdam. Daar maken zij werkinstructies voor de monteurs voor het onderhoud van de tram en de metro. Inmiddels hebben we ruim 1000 werkinstructies geschreven, die de monteurs sinds begin dit jaar in de praktijk gebruiken. En met resultaat.
Kwaliteit is verbeterd
Waar monteurs zich voorheen door omvangrijke technische voorschriften moesten worstelen op zoek naar dat ene stukje informatie over onderhoud, zijn de instructies nu per onderdeel en in de taal van de monteur geschreven. De monteurs krijgen nu een onderhoudsboek per beurt mee, met alleen de informatie die ze nodig hebben. Op deze manier verloopt het werk niet alleen efficiënter, maar is ook de kwaliteit van het onderhoud verbeterd.
Samenwerking met de monteurs
Collega Marleen Overduin is projectleider en eindredacteur van het project. Zij vertelt dat de samenwerking met de monteurs erg belangrijk is: “In het begin zijn we veel in gesprek gegaan met de monteurs over het nut van goede werkinstructies en samenwerking. Zij hebben immers de ervaring en weten precies hoe zij hun werk uitvoeren. We zijn met de monteurs meegelopen tijdens hun onderhoudsbeurten of revisies en we hebben foto’s en aantekeningen gemaakt. De foto’s gebruiken we in de werkinstructies, omdat die vaak meer zeggen dan een uitgebreide beschrijving. Op basis van de kennis en input van de monteurs, schrijven we onderhoudsdocumentatie, revisiedocumenten en werkbeschrijvingen bij de herstellingen. De afdeling Technisch Beheer van het GVB keurt vervolgens onze werkinstructies goed en daarna gaan de instructies de werkvloer op. “
Feedback
Doordat de monteurs de werkinstructies nu gebruiken bij het onderhoud en revisie, krijgen we feedback op ons werk. Marleen licht toe dat dit een van de voordelen is van gedetacheerd zijn bij de klant: “We komen regelmatig op de werkvloer en daardoor weten de monteurs en medewerkers van Technisch Beheer ons te vinden met vragen of opmerkingen over de documentatie. Wij kunnen deze dan snel verwerken. Het is leuk om te zien dat de monteurs de werkinstructies gebruiken en dat alle partijen het nut ervan inzien. De documentatie helpt ze echt bij hun werk!”
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit project of hebt u ook een (omvangrijk) documentatieproject, waarbij u schrijvers of projectleiders kunt gebruiken? Neem dan contact op met Willem Hendrikx via 06 51287155 of e-mailadres whendrikx@hvds.nl
Lees ook het artikel in het personeelsblad IN van GVB Amsterdam over dit project (zie foto).
HVdS ontwikkelt e-learnings in samenwerking met Studytube
E-learnings spelen een steeds grotere rol in opleidingstrajecten. Ook Hendrikx Van der Spek maakt hier meer en meer gebruik van. Daarbij combineren we e-learning vaak met classroom-based training. Cursisten kunnen dan bijvoorbeeld in de e-learning basiskennis verwerven en in een workshop dieper ingaan op toepassingen in hun eigen werksituatie.
Hendrikx Van der Spek ontwikkelt al enige tijd e-learning voor klanten, onder meer voor banken en verzekeraars. Daarnaast ontwikkelen we nu ook schrijf- en communicatietrainingen op basis van e-learning. In de maak zijn onder meer trainingen over schrijven op B1-niveau, argumenteren en schrijven voor internet en intranet. Dit najaar gaan de eerste trainingen live.
Studytube
De trainingen bieden we aan in samenwerking met Studytube. Studytube is een adaptief e-learningplatform, waarop e-learningmodules van verschillende aanbieders gebundeld worden. Studytube biedt onder andere veel oefenmateriaal aan voor rechtenstudenten. In samenwerking met Studytube wil HVdS een bredere markt van bedrijven, studenten en andere belangstellenden bereiken.
Grote verzekeringsmaatschappij: het Keurmerk voorbij
Verzekeringsmaatschappijen moeten tegenwoordig aan hoge eisen voldoen. Die eisen zijn gesteld om het vertrouwen van de consumenten weer te herstellen. Dat vertrouwen heeft een forse deuk opgelopen door een aantal affaires, waarvan de woekerpolisaffaire de bekendste is. Hendrikx Van der Spek helpt daarbij door de communicatie te verbeteren.
Keurmerk Klantgericht Verzekeren
De meeste grote maatschappijen beschikken inmiddels over het Keurmerk Klantgericht Verzekeren. Maatschappijen die aan dit keurmerk voldoen, moeten onder andere hun communicatie met de klant op orde hebben. Dat betekent dat hun webteksten, brochures, brieven en polisvoorwaarden duidelijk en transparant moeten zijn. De meeste maatschappijen streven ernaar dat alle teksten op B1-niveau geschreven zijn.
Langdurige relatie
Hendrikx Van der Spek heeft een langlopende relatie met verschillende grote organisaties in de financiële sector, zoals banken en verzekeraars. Bij verschillende verzekeraars heeft ons bureau bijgedragen aan het behalen van het Keurmerk Klantgericht Verzekeren. Dat is een omvangrijke operatie, waarbij honderden brieven, webteksten en brochures gescreend en herschreven moeten worden.
Gecombineerde trajecten
Daarnaast heeft Hendrikx Van der Spek bij verschillende verzekeringsmaatschappijen trajecten uitgevoerd waarbij training en tekstredactie gecombineerd werden. Tijdens die trajecten zijn grote verzamelingen teksten herzien, terwijl tegelijkertijd de medewerkers die deze teksten onderhouden, beter opgeleid worden. Zo snijdt het mes aan twee kanten: na afloop van het traject beschikt de organisatie over goede teksten én goed opgeleide medewerkers. Naast de klassikale trainingen zetten we daarbij ook e-learning in.
Projectmatige aanpak
Bij dit soort trajecten hanteert Hendrikx Van der Spek een projectmatige aanpak. Ons bureau kan niet alleen trainers, tekstschrijvers en redacteuren leveren, maar ook bijvoorbeeld een consultant voor het bouwen van een e-learning. Ook de projectleider leveren we zelf, zodat de opdrachtgever maar één aanspreekpunt heeft.
Meer informatie? Bel 035 6237785 en vraag naar Erik van der Spek.
Nieuwe content voor nieuwe website UMC Utrecht
De opdracht
Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) is het academisch ziekenhuis dat verbonden is aan de Universiteit Utrecht. Het UMC Utrecht heeft ruim 1000 bedden en meer dan 11.000 medewerkers.
UMC Utrecht heeft in de loop van 2014 haar website met patiënteninformatie ingrijpend vernieuwd. Bij de nieuwe website staat de klant centraal. Aan de totstandkoming van de nieuwe website is een omvangrijke operatie voorafgegaan. Voorheen waren de teksten ondergebracht op verschillende websites van verschillende centra, zoals het Hersencentrum en het Kankercentrum. Deze teksten moesten worden herschreven, omgezet naar een aantal vaste formats en ingevoerd in het nieuwe CMS.
De teksten van de nieuwe website moesten volledig afgestemd worden op de belangrijkste bezoeker: de patiënt. De teksten moesten begrijpelijk, empathisch en aansprekend zijn. Geen jargon, geen vaktaal en geen passieve, afstandelijke taal. Waarbij altijd de gedachte centraal staat: wat moet de patiënt weten? Heeft hij wat aan deze informatie? Snapt hij wat deze ziekte inhoudt?
Omdat Hendrikx Van der Spek al vele jaren schrijftrainingen verzorgt in het UMCU, onder andere over het schrijven van goede en heldere webteksten, was Hendrikx Van der Spek een logische partner voor deze klus.
Onze aanpak
Hendrikx Van der Spek leverde voor dit project drie medior-tekstschrijvers en twee senior-redacteuren/projectleiders die enkele maanden gedetacheerd werden binnen het UMCU en samen met enkele interne redacteuren en communicatiemedewerkers aan de slag gingen.
De medior-tekstschrijvers:
- verzamelden informatie bij de inhoudelijk deskundigen (medisch specialisten)
- schreven c.q. redigeerden de nieuwe webteksten
- stemden de teksten af met specialisten en redacteuren
- plaatsten de goedgekeurde teksten op de site via een content-managementsysteem
De twee senior-tekstschrijvers/projectleiders:
- ontwikkelden nieuwe tekstformats
- organiseerden de teksten bij grotere eenheden
- verzorgden de eindredactie van de teksten van de overige tekstschrijvers
- en hielpen voorkomende problemen op te lossen
Het resultaat
Het project startte eind januari 2014. De werkzaamheden zijn voor het grootste deel afgerond in juni 2014. In die periode herschreven onze medewerkers 300 à 400 teksten. Dit waren veelal omvangrijke teksten van 3 à 4 pagina’s A4 over inhoudelijk complexe onderwerpen (ziektebeelden en behandelingen). Het resultaat van hun inspanningen kunt u zien op www.umcutrecht.nl.
