Schrijven voor het beeldscherm

Het is een uitdaging om te schrijven voor het beeldscherm. Door welk scherm en met welk systeem kijkt de bezoeker naar uw tekst? Het is belangrijk om goed na te denken over een beeldschermtekst, omdat een lezer zelf bepaalt of hij een webpagina bezoekt.

U weet vooraf vaak niet hoe uw teksten op het beeldscherm van de lezer verschijnen. Heeft uw lezer een 15-, een 17- of een 20-inch beeldscherm en welke resolutie heeft het beeldscherm? Of leest de bezoeker van uw website de tekst op zijn mobiele telefoon of op zijn tablet? Beeldschermlezers zijn vaak ongeduldig. Bevalt de pagina hem niet? Dan is hij zo weer weg.

De volgende 6 tips helpen om dit te voorkomen.

Tip 1: Zorg voor een inleiding (lead) die als samenvatting van de pagina functioneert.
Op deze manier wordt het voor de lezer meteen duidelijk waar de tekst over gaat. Hij kan dan makkelijk bepalen of hij verder wilt lezen.

Tip 2: Beantwoord in de kop en inleiding de belangrijkste w-vragen (wie, wat, waar, waarom, wanneer).
De lezer kan zo meteen een duidelijk en volledig beeld krijgen van het onderwerp en het doel van de tekst. Het is dus meteen duidelijk wat de tekst te bieden heeft.

Tip 3: Zorg ervoor dat de tekst op meer niveaus leesbaar is. Samenvattend in de kop en inleiding en gedetailleerd in de rest van de tekst.
Zo kan de lezer met weinig tijd ook een juist en volledig beeld van de tekst krijgen. Heeft hij behoefte aan meer details? Dan kan hij de rest van de tekst lezen. De lezer kan de tekst dus zowel snel als gedetailleerd lezen, net wat hij zelf wil.

Tip 4: Zorg voor korte tekstblokken.
Dit zorgt ervoor dat de tekst overzichtelijk blijft. Lange stukken tekst kunnen een lezer afschrikken en dat kan er weer voor zorgen dat je lezer afhaakt. Bovendien krijgt de lezer snel een inzicht in de opbouw van de tekst.

Tip 5: Maak gebruik van tussenkopjes.
Tussenkopjes zorgen voor overzicht en een duidelijke structuur. Beeldschermlezers lezen een tekst vaak ‘scannend’. Ze lezen dus niet lineair, maar scannen de pagina, net zoals je de voorpagina van een krant scant. Tussenkopjes maken dit makkelijker.

Tip 6: Maak gebruik van opsommingen
Opsommingen zorgen, net als tussenkopjes en korte tekstblokken, voor een overzichtelijke pagina. De lezer is in staat om snel relevante informatie te achterhalen, mocht hij geen tijd of zin hebben om de hele tekst te lezen.

Meer informatie
Wilt u meer weten over webteksten schrijven? Bekijk dan onze training Webteksten schrijven! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Schrijven op B1-niveau

Veel bedrijven en organisaties, zoals gemeenten en zorgverzekeraars, willen hun teksten op B1-niveau schrijven. Maar wat is B1? En hoe schrijft u precies op B1-niveau? Volg onze tien tips!

Wat is B1?
De term B1 is afkomstig uit het Europese Referentiekader (ERK) voor talen. Het ERK kent zes niveaus: A1 is het laagste, C2 het hoogste. B1 staat in deze indeling voor ‘halfgevorderde’, een soort beginner-plus. Deze niveaus worden vooral gebruikt in het vreemdetalenonderwijs, om de taalvaardigheid in een vreemde taal te bepalen.

Tien tips voor B1

Tip 1: Houd uw zinnen kort. Ga uit van een gemiddelde van tien woorden per zin.

Tip 2: Houd uw zinnen eenvoudig: maximaal één bijzin bij een hoofdzin.

Tip 3: Schrijf actief: gebruik geen lijdende vorm (geen ‘worden’).

Tip 4: Schrijf direct: gebruik zo min mogelijk hulpwerkwoorden (zullen, kunnen).

Tip 5: Schrijf eigentijds: gebruik geen stoffige of ‘ambtelijke’ uitdrukkingen.

Tip 6: Schrijf letterlijk: gebruik geen beeldspraak

Tip 7: Maak gebruik van veel gebruikte woorden; raadpleeg zo nodig een woordenlijst op internet.

Tip 8: Omschrijf nieuwe of moeilijke begrippen duidelijk (niet meer dan twee per tekst).

Tip 9: Zorg voor duidelijke verwijzingen (die, dat).

Tip 10: Zorg voor duidelijke structuuraanduiders (omdat, hoewel).

Meer informatie
Wilt u meer weten over schrijven op B1-niveau? Bekijk dan onze training Schrijven op B1-niveau! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Creatief schrijven

U schrijft heldere, leesbare teksten, maar u mist soms de creativiteit om uw teksten echt levendig te maken. Met de volgende vijf tips kun u er iets aan doen.

Tip 1: Gebruik de vijf W-vragen
Gebruik de journalistieke vijf W-vragen om leuke invalshoeken voor uw teksten te vinden. U koppelt elke W-vraag (wie, wat, waar, wanneer en waarom) aan het onderwerp van uw tekst. Dit levert een hele lijst van mogelijke (sub)onderwerpen op. U kunt van één vraag immers wel tien maken. Verrassende invalshoeken te over! En het werkt altijd (en snel).

Tip 2: Gebruik vergelijkingen, citaten, voorbeelden en anekdotes
Maak uw tekst levendiger. Probeer eens te werken met een metafoor, citaten, voorbeelden, anekdotes… U hoeft daarvoor helemaal niet ver te zoeken. Een vergadering kunt u vergelijken met een voetbalwedstrijd, het halen van een diploma met het beklimmen van een berg. Ga vooral na wat u van uw doelgroep weet. Wat vindt die interessant?

Tip 3: Zorg voor inspiratie met speedwriting
Een goede manier om ideeën te genereren is speedwriting. Daarbij neemt u een leeg vel papier of een leeg Word-document en vervolgens begint u zonder ophouden 10 minuten lang te schrijven over uw onderwerp. Denk niet teveel na en blijf doorschrijven. De kunst is om te blijven schrijven, juist als u denkt dat uw inspiratie op is. U wordt dan namelijk gedwongen om verder te denken en dan komen de creatieve ideeën tevoorschijn.

Tip 4: Houd uw doelgroep in het oog
Ken uw lezer: u kunt uw lezer pas verrassen als u weet wat hij verwacht. Zet een foto van de doelgroep op uw bureau en schrijf alsof u hen letterlijk toespreekt. U komt daarmee los van uw ‘schrijftaal’ en komt dichter bij uw ‘spreektaal’.

Tip 5: Maak uw tekst persoonlijk
Breng wat persoonlijkheid in uw teksten: spreek de lezer direct aan met u, stel de lezer vragen en kies een persoonlijke invalshoek.

Meer informatie
Wilt u meer weten over creatief schrijven? Bekijk dan onze training Creatief schrijven! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Beter notuleren

‘Wie notuleert er even?’ Bij deze vraag vallen vergaderingen vaak opvallend stil. Iedereen wil in een vergadering graag zijn zegje doen, maar om van al dat gepraat ook nog een verslag te maken, dat gaat velen te ver. Het maken van notulen kost immers erg veel tijd en als ze er dan eindelijk zijn, belanden de meeste notulen ook nog ongelezen in de prullenbak. Hoe kan het anders?

Tip 1: Bepaal het doel per agendapunt

Bepaal voorafgaand aan de vergadering wat van elk agendapunt het doel is, zodat u weet wat u kunt verwachten. Moet er over een punt een besluit genomen worden, wordt er alleen informatie gegeven of is het een discussiepunt om de meningen te peilen?

Tip 2: Bepaal uw doelgroep

Zorg dat u een goed beeld hebt van de doelgroep voor wie u de notulen schrijft. Zo kunt u bijvoorbeeld rekening houden met het gebruik van jargon en afkortingen.

Tip 3: Gebruik een kolommenschema

Als het goed is heeft elk agendapunt dat besproken wordt, dezelfde structuur, namelijk:
– Wat is het probleem?
– Wat zijn de oorzaken?
– Wat zijn mogelijke oplossingen?
– Wat wordt er besloten?
U kunt dus gemakkelijk werken met een kolommenschema, waarin u elke kolom een kop geeft: Probleem – Oorzaken – Oplossingen – Besluit. Dit schema kunt u naderhand invullen op basis van uw aantekeningen, of direct tijdens de vergadering.

Tip 4: Werk uw notulen rustig en gestructureerd uit

Onderschat het uitwerken van notulen niet! Officieel heeft u op elk uur vergadertijd recht op vier uur uitwerktijd. Zorg er ook voor dat u de notulen op een rustige plek kunt uitwerken. Zorg er tijdens het uitwerken voor dat u de notulen goed structureert. Maak een duidelijke kop met daarin het onderwerp, de datum, de aan- en afwezigen en een overzicht van de behandelde agendapunten. Geef vervolgens elk agendapunt een eigen kopje.

Meer informatie

Wilt u meer weten over notuleren? Bekijk dan onze training Notuleren (met de laptop)! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

6 tips voor een succesvolle Facebookpagina

Geen Facebookpagina hebben is voor bedrijven ondenkbaar. Alleen een kale Facebookpagina is echter niet genoeg. Hoe maakt u uw zakelijke bedrijfspagina zo aantrekkelijk mogelijk ? Met deze zes tips maakt u uw pagina onweerstaanbaar.

Tip 1: Zorg voor een goede omslagfoto
Een goede omslagfoto (de grote fotobalk bovenin) laat in een oogopslag zien wie je bent en wat je doet. Zorg voor daarom voor een goed vormgegeven en sprekende foto in de juiste afmeting (851×315 pixels). U kunt ook tekst in uw omslagfoto shoppen (bijvoorbeeld uw webadres).

Tip 2: Zorg ervoor dat het ‘Info-blokje’ goed gevuld is
Linksonder de omslagfoto staat een blokje tekst met info over uw pagina. Gebruik dit slim en vul hier kort en krachtig in waar u voor staat en wat de volgers aan u hebben. Ook hier kunt u uw eigen website invullen: mensen kunnen dan direct doorklikken als ze willen.

Tip 3: Update uw Facebookpagina regelmatig
Een optimale Facebookpagina heeft 20-28 updates per maand. Ongeveer iedere dag een update dus en soms een ‘rustdag’. Meer wordt irritant, minder is te stil.

Tip 4: Overschat het belang van uw pagina niet
De pagina zelf bezoeken uw fans waarschijnlijk maar een of twee keer. Als ze uw pagina geliked hebben, volgen ze u via hun nieuwsoverzicht. Uw updates zijn dus vele malen belangrijker dan uw pagina!

Tip 5: Gebruik humor!
Facebook is een medium dat draait om dingen die mensen leuk vinden. Vandaar de knop ‘Vind ik leuk’. Probeer uw updates daarom altijd met een flinke dosis humor op te leuken. Bijvoorbeeld met een grappig plaatje, een overdrijving of een woordspeling.

Tip 6: Bekijk de statistieken van uw pagina aandachtig
Er staan enorm veel statistieken op uw pagina. Dat is handig om erachter te komen wat uw doelgroep leuk vindt. Zoek bijvoorbeeld eens naar de update met het grootste bereik. Wat was dat voor een update? Hoe laat hebt u hem geplaatst? Hoeveel keer is hij bekeken?

Meer informatie
Wilt u meer weten over het zakelijk gebruiken van sociale media? Bekijk dan onze training Zakelijke social media! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Schrijven met tekststructuren

Wanneer u aan de hand van een tekststructuur schrijft, dan heeft u een stevig houvast voor uw tekst. De volgende zes tekststructuren helpen u om een lijn in uw tekst aan te brengen.

Probleemstructuur
Het thema van een probleemstructuur is altijd een ongewenste situatie. De standaardvragen die u in een probleemstructuur moet beantwoorden zijn:

• Wat is het probleem precies?
• Waarom is het een probleem?
• Wat zijn er de oorzaken van?
• Wat is ertegen te doen?

Maatregelstructuur
Deze structuur kunt u gebruiken als er een advies wordt gegeven of een voorstel wordt gedaan. De standaardvragen zijn:

• Wat is de maatregel precies?
• Waarom is de maatregel nodig?
• Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
• Wat zijn de effecten van de maatregel?

Evaluatiestructuur
De evaluatiestructuur is geschikt voor opiniërende teksten, teksten waarin u de voors en tegens van een plan bespreekt. De standaardvragen zijn:

• Wat zijn de relevante eigenschappen ervan?
• Wat zijn de positieve effecten?
• Wat zijn de negatieve effecten?
• Hoe luidt het totaaloordeel?

Handelingsstructuur
Deze structuur gebruikt u als u iemand een instructie wilt geven.

• Wat is het doel van de handeling?
• Wat zijn de voorwaarden ervoor?
• Hoe verloopt de handeling in grote lijnen?
• Hoe worden de deelhandelingen uitgevoerd?
• Hoe wordt de uitkomst van de handeling gecontroleerd?

Ontwerpstructuur
Deze tekststructuur kunt u gebruiken bij teksten waarin een ontwerp van iets wordt gepresenteerd. De ontwerpstructuur kan gebruikt worden voor iets wat nog gemaakt moet worden maar leent zich ook prima voor iets wat al functioneert. De vragen die u moet beantwoorden zijn:

• Waartoe dient het?
• Aan welke eisen moet het voldoen?
• Welke middelen worden er gekozen?
• Hoe ziet het ontwerp eruit?
• Wat is de waarde van het ontwerp?

Onderzoeksstructuur
De onderzoeksstructuur is geschikt om verslag te maken van iets dat is onderzocht. Maar u kunt deze structuur ook gebruiken voor een onderzoeksvoorstel. De standaardvragen zijn:

• Wat wordt er precies onderzocht?
• Volgens welke methode verloopt het onderzoek?
• Wat zijn de resultaten van het onderzoek?
• Wat zijn de conclusies uit het onderzoek?

Meer informatie
Wilt u meer weten over teksten schrijven? Neemt u dan gerust contact met ons op voor advies op maat. Dat kan telefonisch via 035 – 623 77 85 en per mail via info@hvds.nl. Ook kunt u via onze trainingspagina zien welke schrijftrainingen we aanbieden.

Boze brieven beantwoorden

Elk bedrijf krijgt wel eens brieven van boze klanten. Sommige schrijvers uiten alleen hun ongenoegen. Anderen doorspekken hun brieven met vloeken en drieletterwoorden. De laatste categorie kunt u zonder meer negeren. Bij de eerste categorie valt misschien nog wat te redden door een nette brief terug te schrijven. Nieuwe klanten liggen nu eenmaal niet voor het oprapen.

Tip 1: Schrijf een beleefde en correcte brief en blijf klantvriendelijk. U kunt de klant zelfs bedanken voor de klacht. U heeft daarmee namelijk de kans om iets negatiefs om te zetten in iets positief. De klant voelt zich serieus genomen en zal makkelijker afkoelen.

Tip 2: Verwijt de klant niet dat hij ongemanierd of onbeschoft is.

Tip 3: Kies voor een neutrale toon: ‘Het spijt ons dat u ontevreden bent over ons product.’

Tip 4: Laat uw brief nog een of twee dagen liggen. Staat u dan nog steeds achter de tekst, dan kunt u hem versturen.

Meer informatie
Wilt u meer weten over het beantwoorden van brieven? Bekijk dan onze training Heldere, zakelijke brieven en e-mails schrijven! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Politiek schrijven

U moet teksten schrijven over onderwerpen die politiek gevoelig liggen. U mag beslist het achterste van uw tong niet laten zien. Als u gewend bent heldere, zakelijke teksten te schrijven, is het lastig wat verhullender te schrijven. Met de volgende tips kun u er iets aan doen.

Tip 1: Gebruik een indirecte tekststructuur.
U kunt uw lezer daarmee langzaam voorbereiden op wat er komen gaat. Bovendien stelt u uw lezer in staat zelf al tot de conclusie te komen. Zo komt de boodschap misschien wat minder hard over.

Tip 2: Kies het perspectief van uw lezer.
Maak een korte profielschets van uw lezer. Voor wie schrijft u eigenlijk?

Tip 3: Ga uit van criteria die uw lezer belangrijk vindt en pas uw argumenten daarop aan.
Denk daarbij ook aan criteria die de organisatie belangrijk vindt. Kijk eens op de site van uw lezer naar de missie en visie van die organisatie.

Tip 4: Schrijf passief (gebruik ‘worden’)
Als u passieve zinnen gebruikt, legt u de nadruk op de handeling (het werkwoord) en niet op degene die de handeling verricht of moet verrichten of had moeten verrichten. Het biedt een prima mogelijkheid om de vinger op de zere plek te leggen zonder iemand te beschuldigen.

Tip 5: Gebruik bij voorkeur woorden:

• Met een abstracte betekenis
• Met een vage betekenis
• Met meerdere betekenissen

Meer informatie
Wilt u meer weten over teksten schrijven en onze schrijftrainingen? Bekijk dan onze trainingspagina. Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Persberichten schrijven

Een goed geschreven persbericht kan heel wat publiciteit opleveren. Bovendien is gratis aandacht in de media vaak heel wat effectiever dan een duur betaalde advertentie. Maar krantenredacties krijgen dagelijks honderden persberichten binnen. Hoe krijgt u een journalist zover dat hij oog heeft voor uw persbericht? De plaatsingskans van uw bericht wordt aanzienlijk groter als het antwoord geeft op de vijf W’s, gestructureerd is al
s een krantenartikel en een goede kop heeft.

Tip 1: Maak gebruik van de vijf W’s
In elk persbericht moet u antwoord geven op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom (en eventueel hoe). Stel dat u een buurtfeest wilt organiseren, dan moet u vertellen waarom, waar en wanneer het feest plaatsvindt, wat er op het feest gebeurt en voor wie het bedoeld is.

Tip 2: Zorg voor een goede structuur
U kunt een persbericht het beste structureren als een krantenartikel:

• een headline (een kop in telegramstijl)
• een lead (inleiding met de kern van het bericht, de belangrijkste informatie)
• de tekst (de rest van het nieuws en de details)

Tip 3: Schrijf een oprolbaar bericht
Zorg er altijd voor dat het bericht oprolbaar is. Dat betekent dat het minst belangrijke nieuws in de laatste alinea’s staat. De journalist kan die zonder problemen schrappen.

Tip 4: Verzin een goede kop
Voor een persbericht geldt: een goede kop is goud waard. Hoe maakt u die goede kop?

• Stel om te beginnen vast wat de kern van het nieuws is. Dit kan weer met de vijf W-vragen.
• Vervolgens formuleert u een zin, waarin u de belangrijkste W-vragen beantwoordt en waarin u het bericht samenvat. Maak een actieve zin; deze is vaak korter dan een lijdende zin (met ‘worden’). Deze zin vormt de basis voor uw kop.
• Daarna schrapt u alle bijzinnen en lidwoorden; het woordje ‘van’ kan ook meestal weg. Streef ernaar voor de kop niet meer dan 60 tekens (met spaties) te gebruiken.
• Het resultaat is begrijpelijke telegramstijl. Laat iemand anders de kop lezen en op begrijpelijkheid en duidelijkheid beoordelen.
• Let op:
  – In de kop geen punt, vraagteken of uitroepteken!
  – Gebruik hoofd- en kleine letters als in een gewone zin.
  – Gebruik aanhalingstekens voor een citaat of mening.
  – Zet de persoonsvorm in de tegenwoordige tijd.

Meer informatie
Wilt u meer weten over journalistiek schrijven? Bekijk dan de informatie over onze training Journalistiek schrijven. Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.

Een aansprekend jaarverslag

Internet is een ideaal medium om actuele financiële informatie op een aantrekkelijke manier te presenteren. Het is dus ook een ideaal platform om jaarverslagen op te publiceren. Een goed geschreven jaarverslag is een geweldig promotiemiddel voor uw bedrijf. In de praktijk verzanden veel jaarverslagen echter in een gortdroge opsomming van feiten en financiële gegevens. Toch kunt u uw jaarverslag met een paar simpele tips omtoveren tot een echte ‘page-turner’.

Tip 1: Zorg voor een heldere ontsluiting
Ontsluit de tekst via een boomstructuur op hoger niveau. Dit heeft als voordeel dat de lezer beter overzicht heeft en dat de tekst geschikt wordt voor verschillende doelgroepen. Kies een thema dat de rode draad van het hele jaarverslag vormt. Bijvoorbeeld ‘mens en techniek’.

Tip 2: Formuleer kort, bondig en levendig
Herschrijf teksten van het papieren jaarverslag voordat u ze op het scherm plaatst. Maak kortere tekstblokken en voorzie die van kopjes. Schrijf het jaarverslag in interviewvorm. Laat directieleden verslag uitbrengen van de wapenfeiten van het afgelopen jaar. Citaten van medewerkers kunnen het jaarverslag ook verlevendigen.

Tip 3: Zorg dat uw website actueel is
Verwerk actuele cijfers en resultaten in uw site. Denk daarbij aan halfjaar- of kwartaalcijfers en -resultaten. Per slot van rekening kan een site dagelijks bijgewerkt worden. Bovendien verlevendigen streamers, kaders en tabellen uw tekst.

Tip 4: Ontwikkel een creatief concept
Ontwikkel ook voor het jaarverslag op internet een creatief concept. Dit creatieve concept hoeft niet hetzelfde te zijn als dat van het papieren jaarverslag, hoewel het natuurlijk wel goed is als de beide concepten iets met elkaar te maken hebben. Toon de hoofdlijnen uit een jaarverslag bijvoorbeeld eens met behulp van een PowerPoint-presentatie.

Tip 5: Denk eens na over beeld en/of geluid
In plaats van de ‘Inleiding van de voorzitter van de Raad van Bestuur’ af te drukken, kunt u deze gemakkelijk in beeld brengen met een – gesproken – welkomstwoord. Plaats de geschreven versie er wel naast. Niet iedereen beschikt immers over de juiste plugin of een geluidskaart. Een foto kan natuurlijk ook.

Meer informatie
Wilt u meer weten over heldere verslagen schrijven? Bekijk dan eens onze training Kwaliteitsplannen en -verslagen schrijven. Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.