7 tips voor creatievere rapporten

Collega Erik van der Spek schreef eerder al over jaarverslagen die onder de maat scoren, maar ook beleids- en adviesrapporten kunnen beter, aldus collega Henri Raven. Inhoudelijk zitten ze vaak best goed in elkaar, maar de aanpak mag wel wat frisser. Daarom geeft hij zeven tips om creatiever uit de hoek te komen!

Vorm en inhoud bepalen samen de overtuigingskracht van je beleids- of adviesrapport. Natuurlijk zou het mooi zijn als de argumenten puur de doorslag zouden geven, maar de praktijk leert dat lezers ook welwillend gestemd (en in het verlengde daarvan overtuigd) raken door een rapport dat verfrissend en creatief uit de hoek komt. Een goed voornemen is dan ook om eens wat meer werk te maken van een creatieve aanpak van je schrijfproces. Maar hoe doe je dat?

1 – Scheid vorm en inhoud

Belangrijk, maar voor veel schrijvers niet altijd voor de hand liggend: haal vorm en inhoud uit elkaar! Verdeel het schrijven in twee stappen: in de eerste stap concentreer je je puur op de inhoud, de argumenten en de logische structuur. Als die eenmaal staan, is het tijd voor de tweede stap: het aanbrengen van creatieve elementen.

2 – 10 minuten freewriting

Je creatieve ader staat niet vanzelf open, die moet je triggeren. Een heel zinvolle techniek daarvoor is een oefening freewriting: schrijf gedurende 10 minuten een tekst zonder daarbij te stoppen met schrijven. Denk niet te veel na en blijf doorschrijven. Ook leuk: daag jezelf uit door vijf lukraak gekozen woorden (uit het woordenboek bijvoorbeeld) in je tekst te verwerken, zonder dat je daar te lang over nadenkt.

3 – Kijk je doelgroep in de ogen en weet wat hij (niet) wil

Confronterend wellicht, maar zeer effectief: zet een foto van je doelgroep op je bureau. Schrijf vervolgens alsof je je doelgroep letterlijk toespreekt. Je komt daarmee los van die typische schrijftaal en komt in de buurt van een veel natuurlijkere en overtuigendere spreektaal. Verdiep je ook echt in je doelgroep. Je kunt je lezer pas verrassen als jij weet wat hij verwacht, en hem dat vervolgens dus niet geeft.

4 – Wees persoonlijk

In het verlengde van de vorige tip: schrijf ook persoonlijk. Spreek je lezer direct aan, maar voer ook jezelf geregeld op als persoon. Bezuinig dus niet op persoonlijk voornaamwoorden, maar probeer juist zoveel mogelijk vanuit de u/jij-, wij- of ik-vorm te schrijven

5 – Schrijf levendig

Een tekst wordt prettiger leesbaar als je levendig schrijft. Doe dat door citaten, voorbeelden en anekdotes in je tekst te verwerken. Het illustreren van abstracte zaken met concrete voorbeelden of een mooie verhalende anekdote doet wonderen voor je boodschap.

6 – Vind een andere invalshoek

Probeer je inhoud eens op een andere manier aan te vliegen dan langs de geijkte paden. Hoe? Door bewust een andere invalshoek voor je inhoud te vinden. Dat kan op verschillende manieren:

• Maak een mindmap om je gedachten en invallen op een inzichtelijke en creatieve manier vast te leggen. Gebruik kleuren, tekeningen, symbolen en afbeeldingen, leef je helemaal uit. Sommige onderdelen van de uiteindelijke mindmap zijn misschien heel goed te integreren in je tekst.
• Gebruik de vijf journalistieke vijf w-vragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom) om leuke invalshoeken voor je teksten te vinden. Blijf net zolang vragen formuleren totdat je op de wat minder voor de hand liggende vragen komt. Daar zit waarschijnlijk de vraag tussen die je echt kunt en wilt gebruiken.

7 – De eerste is niet de beste

De laatste tip is er een om te koesteren: het hoeft echt niet in één keer goed te zijn. Belangrijk is om te durven. Wijk af van je gebaande paden, kom uit je comfortzone en wees vooral niet bang om fouten de maken. Wat eerst erg leuk en creatief leek, is dat bij nadere beschouwing misschien helemaal niet. Niet erg, er zijn veel meer wegen die naar Rome leiden.

Ik hoop van harte dat je hiermee inspiratie vindt om je teksten, rapporten en presentaties eens op een heel andere manier aan te pakken!

Henri Raven