Handleidingen NEN-proof en met dezelfde uitstraling

“We willen dat de handleidingen bij onze machines voldoen aan de machinerichtlijn NEN 5509-2016 én dezelfde opzet en uitstraling hebben. Dat geldt ook voor de vertalingen.” Met die opdracht kwam een bedrijf dat machines maakt voor het verwerken van groente en fruit bij HVdS. Wij gingen ermee aan de slag.

Het bedrijf dat ons benaderde, ontwerpt machines voor het verwerken van groente en fruit, en laat deze vervolgens door verschillende leveranciers bouwen. Vaak levert de leverancier zelf al een handleiding mee bij deze machines. Deze handleidingen zijn vaak universeel en niet afgestemd op de afzonderlijke machine. Hierdoor waren er verschillende handleidingen, waaraan je niet kon zien dat deze van hetzelfde bedrijf afkomstig waren. Dat moest anders.

De opdracht

De vraag aan ons was om alle handleidingen dezelfde ‘look and feel’ te geven: de handleidingen moesten voldoen aan de regels van de machinerichtlijn NEN 5509-2016 en er zo uitzien, dat het duidelijk is dat de machines en de handleidingen van hetzelfde bedrijf afkomstig zijn. Ook moesten de handleidingen op maat gemaakt worden voor elke afzonderlijke machine.

Onze aanpak

De handleidingen er al waren, waren van verschillende leveranciers en inhoudelijk niet hetzelfde. We hebben deze handleidingen gebruikt als basis en aangepast volgens de machinerichtlijn NEN 5509-2016. Op basis daarvan hebben we een template ontwikkeld. Voor de handleidingen die in het Frans of Duits vertaald waren, hebben we een template in het Frans en Duits gemaakt. Alle handleidingen van alle leveranciers hebben we vervolgens in deze template gegoten. In totaal ging het om 130 handleidingen.

Snel leveren

Belangrijk bij de opdracht was ook dat we de handleidingen snel konden leveren. Sommige machines stonden op het punt van oplevering en de handleidingen moesten mee. Vanuit HVdS zijn er daarom meteen twee technisch schrijvers met de handleidingen aan de slag gegaan. Zo konden we sneller en in korte tijd al het werk te leveren.

Reactie van de klant

“Vanaf het begin begreep HVdS onze noodzaak en wens. In een zeer korte tijd hebben zij ons ondersteund waar wij tekortkwamen. Het was een zeer aangename samenwerking waar wij in de toekomst zeker nog gebruik van gaan maken.”