Voor hun veelgeprezen serie 100 dagen in je hoofd verbleven Nicolaas Veul en Tim den Besten 100 dagen in een psychiatrische instelling van de GGzE in Eindhoven. Vandaaruit lieten zij op indringende wijze zien hoe buitengewoon complex het is wanneer je als mens niet past binnen het ‘normale’ referentiekader van onze maatschappij. Daarbij was er ook veel aandacht voor de rol van de zorgverleners. Hoe ga je als zorgverlener op een respectvolle, objectieve en niet-veroordelende manier om met mensen die op een buitengewone manier denken? Een bijzonder lastige opgave. En bovendien een opgave die wij goed herkennen, want deze zorgverleners moeten in hun rapportages eenzelfde houding aan de dag leggen. En daarbij helpen wij graag! Tegelijkertijd met Veul en Den Besten, werkten ook wij voor de GGzE. Als afsluiting van dit jaar roepen wij december uit tot zorgmaand en lanceren wij onze campagne 100 dagen communiceren in de zorg. In dit artikel delen we als kerstcadeau vast graag enkele belangrijke tips uit de training van de maand: Objectief rapporteren in de zorg en geven wij alle zorgprofessionals 100 dagen een flinke korting op onze trainingen!
100 dagen rapporteren voor zorgprofessionals?
Rapporteren is een van de belangrijkste onderdelen van het werken in de zorg; waarschijnlijk is een gemiddelde zorgverlener daar al gauw 100 dagen per jaar mee bezig. Omdat cliënten vaak van meerdere hulpverleners zorg ontvangen, is het zaak dat informatie over hen zeer nauwgezet en zorgvuldig wordt vastgelegd: een klein foutje in een rapportage kan grote gevolgen hebben in de praktijk. Maar alle informatie heel uitgebreid beschrijven kost heel veel tijd en levert bovendien enorme rapportages op. Hoe zorg je nu voor heldere rapportages? Vier tips.
Tip 1: Weet voor wie je schrijft, kruip in het hoofd van je lezer
Al eerder schreven wij een blog waarin we uitlegden dat zorgrapportages voorheen werden gebruikt als communicatiemiddel tussen zorgprofessionals onderling. Sinds 1 juli 2020 hebben patiënten echter ook toegang tot hun eigen medische gegevens. Zij hebben, net als ouders, verzorgers en/of andere betrokkenen, recht op inzage. En dat heeft natuurlijk verstrekkende gevolgen voor de rapportages: ook cliënten en hun naasten moeten de informatie uit het dossier immers begrijpen. Om rekening te houden met deze ‘nieuwe’ doelgroep is het belangrijk om je te verplaatsen in deze nieuwe lezers. Begrijpen zij ook wat er staat? Of bevatten de rapporten nog steeds jargon en termen die uitleg behoeven? Om ‘in het hoofd van je lezer te kruipen’, kan het maken van een persona helpen. Zo’n persona is een gedetailleerde beschrijving van de kenmerken van je lezerspubliek, zodat je je teksten zo goed mogelijk op hen kunt afstemmen.
Tip 2: Houd het bij feiten en laat subjectieve meningen achterwege
Als zorgverlener beschrijf je wat je ziet of ervaart. Vaak zijn observaties al snel subjectief, omdat je direct je observaties wilt interpreteren. Maar het is juist zaak om in rapportages zo objectief mogelijk te blijven. Een tip daarbij is om met objectieve ‘termen’ te werken waar geen oordelen aan hangen, en bijvoeglijke naamwoorden achterwege te laten. Bijvoorbeeld: ‘Pieter heeft gisteren een kwartier gefietst; hij gaf aan dat hij zo minder last heeft van stemmen.’ in plaats van: ‘Pieter had minder last van gekke stemmen, omdat hij gisteren een kwartier heeft gefietst.’ In het eerste voorbeeld laat je het waardeoordeel ook bij de cliënt liggen. Je beschrijft wat hij je heeft verteld, zonder daar een interpretatie aan te geven. In het tweede voorbeeld lijkt het al snel de interpretatie van de zorgprofessional (let op het gebruik van ‘omdat’ en ‘gekke’). Het is een subtiel verschil, maar wel van wezenlijk belang.
Tip 3: Schrijf SMART
Vaak werken cliënten naar een bepaald doel toe. Om dat doel te bereiken is het belangrijk dat het gesteld is als een helder en haalbaar doel. Daarvoor gebruik je vaak de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Vaak is het handig om je doelen samen met je cliënten te formuleren: zo worden zij mede-regisseur van hun eigen doelen.
Tip 4: Zorg voor heldere schrijfafspraken en een gedegen communicatieplan
Het lijkt een heel voor de hand liggende tip, maar maak afspraken met je collega’s over hoe je in specifieke situaties rapporteert. Spreek je cliënten rechtstreeks aan in het rapport? Wat voor termen kunnen we wel gebruiken en welke beter niet? Dat soort afspraken leg je vast in een schrijfwijzer of in een intern communicatieplan. Op deze manier zorg je voor eenheid in de rapportages en voorkom je dat je aan je collega’s of andere lezers steeds moet uitleggen wat je bedoelt.
100 dagen communiceren in de zorg
Hendrikx Van der Spek heeft al decennialang veel ervaring met communiceren in de zorg. Geïnspireerd door Veul en Den Besten roepen wij december niet alleen uit tot zorgmaand, maar lanceren wij ook onze campagne 100 dagen schrijven in de zorg: tot 1 maart 2022 krijg je maar liefst 20% korting op al onze zorgtrainingen: in-company en open inschrijving! Vermeld bij je inschrijving de code ‘100dcidz’. Wij wensen je alvast een heel gezond en zorgzaam 2022!