Home » Objectief, begrijpelijk en professioneel rapporteren in patiëntendossiers: 5 tips
Nieuws en blogs07 | 04 | 2022 | door: Annelies Buurman

Objectief, begrijpelijk en professioneel rapporteren in patiëntendossiers: 5 tips

Steeds meer zorgorganisaties benaderen ons met de vraag: Hoe kunnen we onze teksten ook goed afstemmen op meelezende cliënten/patiënten en hun naasten? Dossiers, voortgangsrapportages, behandelplannen, alles wat eerst vooral intern gelezen werd, moet nu aangepast worden aan een heel andere lezersgroep. Objectief, begrijpelijk en professioneel rapporteren in patiëntendossiers wordt daarmee steeds belangrijker. In de afgelopen jaren hebben wij stapels dossiers van honderden zorgprofessionals ingezien. In dit artikel onze bevindingen, samengevat in vijf tips.

Tip 1: Maak van je dossier geen kladblok
Veel zorgprofessionals schrijven eigenlijk voor zichzelf. Ze noteren de feiten of hun gedachten en interpretaties in het dossier zonder over meelezende collega’s en cliënten/patiënten na te denken. Zorgorganisaties willen vaak af van deze ‘kladbokfunctie’ van hun dossiers. Bedenk daarom altijd welke informatie je lezers willen hebben, met welke emotie ze het dossier lezen en of ze de inhoud kunnen begrijpen.

Tip 2: Schrijf begrijpelijke taal
Elk vakgebied kent natuurlijk haar eigen jargon en afkortingen. Niets mis mee als je communiceert met je collega’s. Maar ook in zorgdossiers kom je als buitenstaander deze ‘geheimtaal’ tegen. ‘Pte gerustgesteld.’ ‘Had weinig defecatie.’ ‘Cliënt para gehad en hem 5 dr. gegeven.’ Niet alleen onbegrijpelijk, maar ook vervelend als je niet begrijpt wat er over je opgeschreven wordt. Gebruik daarom weinig jargon en afkortingen. Als je niet zonder kunt: geef er dan in ieder geval een uitleg bij.

Tip 3: Houd je aan de feiten
Als zorgprofessional herken je het waarschijnlijk wel: na een gesprek of gebeurtenis schrijf je snel iets in je dagrapport of dossier. ‘Gesprek gehad met Anja. Het gaat beter. Ze was blij.’ Maar wat is ‘beter’? En hoe weet je dat ze blij was? Houd je daarom altijd bij de feiten en schrijf geen meningen of interpretaties op. ‘Gesprek gehad met Anja. Ze gaf aan dat het beter gaat en dat ze blij was.’

Tip 4: Pas op voor ‘Whatsapp-taal’
In veel dossiers vinden we hele korte zinnen, losse woorden en zinnen zonder onderwerp. Wij noemen dat Whatsapp-taal. ‘Gebeld nam niet op.’ ‘Maakte haar verdrietig, machteloosheid.’ Meestal is de boodschap wel duidelijk, ook voor de meelezende cliënt. Je kunt het hooguit haastig en onprofessioneel noemen. Maar soms komt de begrijpelijkheid in het gedrang. ‘Echtgenoot overleden. Gaat prima met cliënt.’

Tip 5: Schrijf actief
Geregeld komen we passieve zinnen tegen. ‘Bezien zal worden of dat lukt.’ ‘Er hoeft niet meer geprikt te worden.’ ‘Werd gezegd dat dat al is opgelost.’ Deze zinnen laten in het midden wie gaat bezien, wie prikt en wie zegt. Grammaticaal zijn ze niet fout. Maar deze aantekeningen hebben niet het gewenste resultaat, als niemand zich geroepen voelt om te evalueren of ‘dat’ gelukt is. Of als niet meer is na te gaan wie heeft verklaard dat ‘dat’ al is opgelost.

Specialist in trainingen voor zorgprofessionals
Hendrikx Van der Spek is er trots op al bijna 30 jaar een bijdrage te mogen leveren aan nóg betere communicatie in de zorgsector. Benieuwd naar de ervaringen van anderen? Bij GGzE gaven we trainingen Helder en objectief schrijven en bij Koninklijke Visio gaven we trainingen in Objectief rapporteren in zorgrapportages. En dat zijn maar twee voorbeelden. Meer weten? Neem contact met ons op via info@hvds.nl of bel ons: 035 6237785.

07 | 04 | 2022 | door: Annelies Buurman
Contact? Bel 035 - 623 77 85 of mail info@hvds.nl