Beter notuleren

‘Wie notuleert er even?’ Bij deze vraag vallen vergaderingen vaak opvallend stil. Iedereen wil in een vergadering graag zijn zegje doen, maar om van al dat gepraat ook nog een verslag te maken, dat gaat velen te ver. Het maken van notulen kost immers erg veel tijd en als ze er dan eindelijk zijn, belanden de meeste notulen ook nog ongelezen in de prullenbak. Hoe kan het anders?

Tip 1: Bepaal het doel per agendapunt

Bepaal voorafgaand aan de vergadering wat van elk agendapunt het doel is, zodat u weet wat u kunt verwachten. Moet er over een punt een besluit genomen worden, wordt er alleen informatie gegeven of is het een discussiepunt om de meningen te peilen?

Tip 2: Bepaal uw doelgroep

Zorg dat u een goed beeld hebt van de doelgroep voor wie u de notulen schrijft. Zo kunt u bijvoorbeeld rekening houden met het gebruik van jargon en afkortingen.

Tip 3: Gebruik een kolommenschema

Als het goed is heeft elk agendapunt dat besproken wordt, dezelfde structuur, namelijk:
– Wat is het probleem?
– Wat zijn de oorzaken?
– Wat zijn mogelijke oplossingen?
– Wat wordt er besloten?
U kunt dus gemakkelijk werken met een kolommenschema, waarin u elke kolom een kop geeft: Probleem – Oorzaken – Oplossingen – Besluit. Dit schema kunt u naderhand invullen op basis van uw aantekeningen, of direct tijdens de vergadering.

Tip 4: Werk uw notulen rustig en gestructureerd uit

Onderschat het uitwerken van notulen niet! Officieel heeft u op elk uur vergadertijd recht op vier uur uitwerktijd. Zorg er ook voor dat u de notulen op een rustige plek kunt uitwerken. Zorg er tijdens het uitwerken voor dat u de notulen goed structureert. Maak een duidelijke kop met daarin het onderwerp, de datum, de aan- en afwezigen en een overzicht van de behandelde agendapunten. Geef vervolgens elk agendapunt een eigen kopje.

Meer informatie

Wilt u meer weten over notuleren? Bekijk dan onze training Notuleren (met de laptop)! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.