Boze brieven beantwoorden

Elk bedrijf krijgt wel eens brieven van boze klanten. Sommige schrijvers uiten alleen hun ongenoegen. Anderen doorspekken hun brieven met vloeken en drieletterwoorden. De laatste categorie kunt u zonder meer negeren. Bij de eerste categorie valt misschien nog wat te redden door een nette brief terug te schrijven. Nieuwe klanten liggen nu eenmaal niet voor het oprapen.

Tip 1: Schrijf een beleefde en correcte brief en blijf klantvriendelijk. U kunt de klant zelfs bedanken voor de klacht. U heeft daarmee namelijk de kans om iets negatiefs om te zetten in iets positief. De klant voelt zich serieus genomen en zal makkelijker afkoelen.

Tip 2: Verwijt de klant niet dat hij ongemanierd of onbeschoft is.

Tip 3: Kies voor een neutrale toon: ‘Het spijt ons dat u ontevreden bent over ons product.’

Tip 4: Laat uw brief nog een of twee dagen liggen. Staat u dan nog steeds achter de tekst, dan kunt u hem versturen.

Meer informatie
Wilt u meer weten over het beantwoorden van brieven? Bekijk dan onze training Heldere, zakelijke brieven en e-mails schrijven! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.