Hoewel de bedoelingen van de deelnemers meestal goed zijn, monden vergaderingen vaak uit in lange, oeverloze en chaotische discussies. Effectief vergaderen is dan ook niet eenvoudig: goede bedoelingen alleen zijn niet voldoende. Maar als je onderstaande tips ter harte neemt, houd je meer tijd over voor het ‘echte’ werk.
Tip 1: Verspreid de agendapunten onder de deelnemers.
Het liefst een paar dagen van tevoren. Op deze manier weet je precies waar je het over gaat hebben, net als de andere deelnemers van de vergadering. Door de vergaderpunten te verspreiden onder de deelnemers heb je meteen structuur aangebracht in de vergadering.
Tip 2: Maak een tijdsplanning en houd je daaraan.
Op deze manier voorkom je dat bepaalde agendapunten helemaal niet meer aan bod komen. Bovendien wordt het met een tijdsplanning makkelijker om discussies die nergens toe leiden netjes af te kappen. Grijp dus in als bepaalde onderwerpen te veel tijd in beslag nemen.
Tip 3: Behandel de belangrijkste punten eerst.
Op deze manier weet je zeker dat alle belangrijke punten aan bod komen en dat iedereen zijn aandacht er nog bij heeft. Het is verstandig om nooit langer dan een uur te vergaderen.
Tip 4: Zorg voor duidelijke fasen in de vergadering.
Een goede voorzitter zorgt voor duidelijke fasen. Ieder agendapunt eindigt met een samenvatting en met concrete afspraken: wie doet wat en wanneer? Op deze manier zijn de actiepunten voor iedereen duidelijk. Als het ene agendapunt is afgesloten, kan het volgende agendapunt worden ingeleid.
Tip 5: Zorg voor interactie tussen de deelnemers.
Het is belangrijk dat alle deelnemers actief deelnemen aan een vergadering. Als voorzitter probeer je dit te bevorderen. Het is de bedoeling dat iedereen elkaars standpunten respecteert en dat men naar elkaar luistert.
Meer informatie
Wil je meer weten over constructief vergaderen? Bekijk dan onze training Effectief vergaderen! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.
