Handleiding: doelgroep bepalen

Voordat u een handleiding gaat schrijven, is het verstandig om te weten voor wie u schrijft. Een handleiding voor scholieren is anders van toon dan een handleiding voor senioren. Hoe leert u nu uw doelgroep kennen en wat zijn de consequenties voor de inhoud, stijl en opbouw van de tekst? Een doelgroepanalyse kan verheldering bieden.

Belangrijke doelgroepkenmerken
Het is belangrijk de volgende kenmerken van de doelgroep achterhalen:

• Leeftijd (Kan ik de lezer met je/jij aanspreken?)
• Opleidingsniveau (Beperk ik me alleen tot instructies of schets ik ook achtergronden?)
• Ervaring (Moet ik eerst uitleggen wat een bepaalde term betekent?)
• Voorkennis over de materialen die ze gaan gebruiken (Kan ik eventueel verwijzen naar een voorgaande versie of vergelijkbare materialen?)
• Reden waarom de doelgroep de gebruikersdocumentatie zou raadplegen (Kan ik volstaan met alleen taakgerichte instructies; hoeveel ruimte moet ik reserveren voor een ‘problemen & oplossingen’-sectie?)

Handleiding opzetten
Met de verzamelde doelgroepgegevens gaat u de handleiding opzetten. Stel dat u een handleiding voor software moet schrijven waarbij u twee doelgroepen hebt: scholieren en senioren. Kies in dit geval voor twee aparte handleidingen omdat de doelgroepen te ver uit elkaar liggen. Met de kenmerken en de vaste eisen voor een handleiding komt u al een heel eind.

Kenmerken van scholieren:

• Zijn opgegroeid met computers, kennen de conventies, zijn niet bang om iets fout te doen
• Laten de handleiding liefst liggen, proberen zelf

Kenmerken van senioren:

• Werken met computers is relatief nieuw, vinden ‘t eng
• Willen alles wat ze moeten doen, beschreven zien staan

Handleiding voor scholieren:

• Gebruik ‘je’ en ‘jij’.
• Ze hebben geen informatie nodig over algemeen computergebruik.
• Geef geen achtergrondinformatie, maar houd het to-the-point.
• Geef handreikingen, maar kauw niet alles voor; geef de ruimte om te experimenteren.
• Gebruik afbeeldingen (of cartoons?) om de handleiding visueel interessant te maken.
• Geef aan wat mis kan gaan en bied oplossingen.

Handleiding voor senioren:

• Gebruik ‘u’ en ‘uw’.
• Geef informatie over algemeen computergebruik, ouderen weten dat vaak nog niet.
• Geef achtergrondinformatie (o.a. metaforen gebruiken om werking van programma toe te lichten).
• Beschrijf elke handeling alles stap-voor-stap (zowel instructie als resultaat), zodat ze een gevoel van herkenning houden.
• Gebruik afbeeldingen en schema’s voor herkenning. Zo kunnen ze zien of ze de juiste handelingen doen.
• Wees spaarzaam met waarschuwingen om te voorkomen dat ze onzeker worden.

Meer informatie
Wilt u meer weten over (handleidingen) schrijven voor een bepaalde doelgroep? Bekijk dan eens onze training Kort en bondig schrijven, waarin we samen onder andere een doelgroepprofiel schrijven. Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.