Klantvriendelijke brieven schrijven

Veel klantbrieven zijn onduidelijk, onvriendelijk, ouderwets en lopen vaak niet in de pas met de rest van de externe communicatie. Tegenwoordig zijn klanten een stuk mondiger dan vroeger. Als de manier waarop u met ze correspondeert hen niet bevalt, zoeken ze een andere leverancier. Om uw klanten vast te houden, moet u de toon en de inhoud van uw klantbrieven veranderen.

Hoe schrijft u een goede brief?
Een goede klantbrief is vriendelijk, duidelijk en roept geen vragen op. De volgende tips helpen u bij het schrijven van een klantvriendelijke brief.

Tip 1: Zet de kern van de boodschap direct in de eerste zin. Laat de lezer niet zoeken naar het antwoord op de vraag ‘waar gaat dit over?’

Tip 2: Wees niet te formeel, maar schrijf in spreektaal.

Tip 3: Schrijf actief en gebruik geen lijdende vormen (zinnen met ‘worden’).

Tip 4: Vermijd vaktermen. De lezer is vaak niet bekend met de termen die u gebruikt in uw vakgebied.

Tip 5: Schrijf servicegericht: leg de nadruk op wat u wél kunt, niet op wat u niet kunt.

Tip 6: Plaats waar mogelijk een bedankje of excuses.

Tip 7: Bied alternatieven aan als u ‘nee’ moet verkopen.

Tip 8: Wees duidelijk. Schrijf bijvoorbeeld ‘u krijgt binnen vijf dagen antwoord op uw vraag’, in plaats van het woord ‘binnenkort’ te gebruiken.

Meer informatie
Wilt u meer weten over brieven schrijven? Bekijk dan onze training Klantgericht e-mailen! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.