Je mailbox is waarschijnlijk overvol, terwijl je ‘fysieke’ postvakje leeg blijft. De e-mail vervangt langzamerhand de brief. Veel professionals vinden het moeilijk om dit ‘informele’ medium in te zetten in de zakelijke context. Ze twijfelen over hoe modern en informeel een e-mail mag of moet zijn. Of ze struikelen over de lengte van de e-mail: ze maken hun mails vaak té kort en bondig, zodat de lezer informatie mist. En dan moeten ze ook nog een goede openings- en slotzin bedenken… Trainer Annelies Buurman geeft in dit artikel antwoord op de FAQ’s van haar cursisten. 

1. Wat is het verschil tussen een brief en een e-mail?

“Voor veel schrijvers is dat een moeilijke vraag, terwijl er eigenlijk helemaal niet zoveel verschillen zijn. Het grootste verschil is misschien wel de manier waarop de lezer je e-mail leest: snel, haastig en van een klein scherm. Zorg er dus voor dat je mail overzichtelijk en snel leesbaar is: maak korte tekstblokjes met kopjes en opsommingen. En zet de belangrijkste informatie bovenaan.”

2. Hoe bouw je een korte en bondige e-mail op?

“Een e-mail bestaat net als een ‘ouderwetse’ brief uit een opening, de kern en het slot. Dat is dus niet zo moeilijk. Wel is het belangrijk de kern kort en bondig te houden. Een handig hulpmiddel dat ik cursisten altijd aanraad, is denken vanuit de vragen van de klant/lezer. De antwoorden daarop vormen de kern van je e-mail. Uiteindelijk bepaalt de lezer immers wat hij leest of overslaat.”

3. Hoe zorg je voor een pakkend begin en een goede afsluiting?

“‘Naar aanleiding van uw e-mail d.d. 12 maart delen we u het volgende mede.’ ‘We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.’ Deze zinnen kunnen echt niet meer! Het is belangrijk dat je e-mail persoonlijk en modern overkomt. Gebruik dus geen standaardzinnen; je lezer denkt dan misschien dat je hele e-mail standaard is.”

4. Schrijven in een moderne en klantgerichte stijl, hoe doe je dat?

“Het is belangrijk je zinnen niet te lang of te ingewikkeld te maken. Let er verder op dat je actief schrijft en woorden gebruikt die de lezer begrijpt. Om je e-mail de juiste stijl te geven heb ik de volgende tip: Gebruik de toon die je ook in zakelijke gesprekken of vergaderingen gebruikt. Deze spreekstijl komt dicht bij een prettige informele toon voor je e-mails!”

Meer weten of heb je vragen aan Annelies? Schrijf je dan in voor onze gratis ‘blended’ zomerworkshop. In de e-learning Klantgerichte e-mails schrijven leer je de basis en in de daarop volgende workshop helpt zij je verder om de theorie in de praktijk te brengen.