Tussen februari en mei 2025 mocht onze collega Nikki Geuzendam een tweedelige training geven aan woon- en trajectbegeleiders van dnoDoen. dnoDoen is een maatschappelijke opvangorganisatie voor dak- en thuisloze mensen met een hulpvraag op verschillende levensgebieden. Het doel van de ondersteuning is weer zelfstandig deel te kunnen nemen aan de maatschappij. De medewerkers van dnoDoen rapporteren hierover in het elektronisch cliëntdossier en schrijven onder andere gespreksverslagen. De vraag aan ons was hoe ze deze nog objectiever, doelgerichter en uniformer konden maken.
Doelgericht en objectief rapporteren
Doelgericht schrijven begint bij een helder beeld van de lezer en het doel van de tekst. Daarom verdiepte Nikki zich samen met de cursisten in vragen als: wie is onze doelgroep? Wat wil die weten? Willen we voornamelijk informeren in onze gespreksverslagen, of willen we ook onderbouwen waarom we tot een bepaald besluit zijn gekomen? Met deze vragen in gedachten wordt het meteen gemakkelijker om kort en bondig te schrijven. Je beperkt je rapportage namelijk tot de informatie die voor de lezer relevant is.
Cliënten van dnoDoen hebben recht op inzage in hun dossier. Daarom is het extra belangrijk om deze begrijpelijk en objectief te formuleren, om discussies en misverstanden te voorkomen. Tijdens de training kregen de cursisten tips om rekening te houden met de meelezende cliënt. Een van de belangrijkste adviezen: geef duidelijk aan wanneer iets een interpretatie is. Dit kun je doen met de werkwoorden ‘lijken’, ‘ogen’ of ‘overkomen als’. Bijvoorbeeld: ‘De cliënt kwam verward/boos/verdrietig over, omdat …’, in plaats van: ‘De cliënt was verward/boos/verdrietig’.
Uniforme rapportages
Ook wilde dnoDoen de dossiers graag uniformer maken, omdat de medewerkers ieder op hun eigen manier rapporteerden. Daarom bespraken de cursisten niet alleen wat een goede rapportage inhoudt, maar ook welke schrijfafspraken zij hanteren. Nikki bracht veelvoorkomende inhoudelijke vragen in kaart en koppelde die terug naar haar contactpersoon. Zo ontstond helderheid over vragen als: schrijf je ‘cliënt’, ‘meneer/mevrouw’ of de naam van de cliënt? En mag je ‘ik’ schrijven of moet je vanuit de derde persoon schrijven? Door op een uniforme manier te rapporteren, kunnen de medewerkers efficiënter werken en vinden ze informatie gemakkelijker terug.
Persoonlijke feedback op eigen teksten
Tijdens de tweede training ontvingen de cursisten van hun collega’s en van Nikki persoonlijke feedback op hun eigen teksten. Met een checklist beoordeelden ze elkaars teksten op alle criteria uit de eerste training. Zo zagen ze direct wat er al goed ging en wat er nog beter kon in hun teksten.
Het resultaat
dnoDoen: “We zien dat deze training iedereen aan het denken heeft gezet en dat de manier waarop gerapporteerd wordt regelmatig onderwerp van gesprek is. De spelregels zijn duidelijker geworden, en het oefenen met elkaar hielp. Een fijne training die heel prettig en kundig door Nikki is verzorgd!” Ook Nikki kijkt met veel voldoening terug op het trainingstraject. De cursisten deden actief mee en pasten de tips direct toe. De opbrengst? Uniforme teksten, die nog beter aansluiten bij de doelgroep en het werk vergemakkelijken.
Benieuwd naar vergelijkbare trainingen?
Bekijk dan onze schrijftrainingen.
Bekijk hier onze andere projecten en klanten.