Elke organisatie die het belangrijk vindt om duidelijk te communiceren, professioneel over te komen en een eigen tone of voice te hebben, heeft er baat bij: een schrijfwijzer. Maar in de praktijk zien we dat medewerkers vaak niet eens weten dat hun organisatie er een heeft. Of dat een schrijfwijzer nauwelijks gebruikt wordt. Tijd om die schrijfwijzer op te duiken en af te stoffen dus!
Waarom een schrijfwijzer?
Een schrijfwijzer is een praktische gids met richtlijnen hoe je schrijft namens de organisatie. Dit document biedt medewerkers handvatten voor allerlei soorten teksten, van e-mails tot rapporten en van webteksten tot brieven. De schrijfwijzer gaat vaak verder dan alleen spellingregels of grammatica. Die staan immers ook gewoon in het Groene Boekje. De schrijfwijzer geeft juist richting aan de schrijfstijl, toon en structuur van teksten, zodat iedereen binnen de organisatie op een consistente manier communiceert.
‘Schrijfregels? Hadden we die dan?’
Veel organisaties hebben wel schrijfwijzers, maar tijdens trainingen merk ik vaak dat cursisten deze nog nooit hebben gezien. Er zijn verschillende redenen waarom schrijfwijzers ‘verdwijnen’ binnen organisaties. Ze zijn bijvoorbeeld te uitgebreid of te theoretisch, waardoor medewerkers afhaken. Niemand leest immers voor zijn plezier een PDF van 80 pagina’s… Ook worden schrijfwijzers soms niet actief onder de aandacht gebracht. En we komen geregeld schrijfwijzers tegen die wel een update kunnen gebruiken. Een gemiste kans!
Wat staat er eigenlijk in zo’n schrijfwijzer?
Hoewel de inhoud van een schrijfwijzer per organisatie kan verschillen, komen de volgende thema’s in vrijwel elke schrijfwijzer terug.
1. Toon en stijl
Schrijf je formeel of informeel? Zeg je “u” of “je”? Mag je humor gebruiken? De schrijfwijzer geeft aan welke tone of voice gewenst is en hoe een organisatie wil overkomen op haar doelgroep. Vaak zijn de gewenste toon en stijl samengevat in een aantal kernwaarden. Zo hebben veel ziekenhuizen kernwaarden die lijken op warm, toegankelijk en betrouwbaar. En ik zag laatst dat een bouwbedrijf in haar schrijfwijzer schreef: “Wij zijn gewoon, ‘doeners’, professioneel en optimistisch”. Deze kernwaarden geven gelijk een gevoel bij de gewenste schrijfstijl.
2. Structuur van teksten
Veel organisaties hebben vaste formats waarin medewerkers moeten schrijven. Deze staan dan in de schrijfwijzer. Ook vind je er vaak tekstvoorbeelden, sjablonen of standaardzinnen. Als er geen vaste formats beschikbaar zijn, dan geven schrijfwijzers vaak tips over de gewenste opbouw van de tekst. Bijvoorbeeld het schrijven in de piramidestructuur. Ook richtlijnen voor alinea’s en kopjes kun je erin terugvinden.
3. Woordkeuze, spelling en grammatica
Hoewel de meeste organisaties de officiële spellingsregels van het Groene Boekje volgen, nemen ze in hun schrijfwijzer hun voorkeuren op. Soms zijn namelijk verschillende opties juist. Schrijf je bijvoorbeeld samenstellingen aan elkaar, of liever met een ‘-‘ ertussen? Mag je Engelse termen gebruiken, of schrijft je organisatie volledig in het Nederlands? Schrijf je cijfers in letters of getallen? De schrijfwijzer zet deze voorkeuren op een overzichtelijk rijtje.
4. Opmaak van je tekst
Ook opmaak is daarom een belangrijk thema in een schrijfwijzer. De lay-out van een tekst speelt namelijk ook een belangrijke rol voor de uitstraling van een organisatie. En je kunt de leesbaarheid ermee vergroten, bijvoorbeeld door vetgedrukte of cursieve teksten, de hoeveelheid tussenkoppen, wel of geen bullet points en witruimtes tussen alinea’s.
Schrijf je een e-mail, een webtekst of een rapport? Per medium kunnen de wensen voor de opmaak verschillen. Veel schrijfwijzers geven daarom ook mediumspecifieke richtlijnen voor de opmaak van de tekst, maar ook voor de structuur of formulering.
Zo zorg je dat je collega’s écht aan de slag gaan met de schrijfwijzer
Of je schrijfwijzer gebruikt wordt, of vergeten, hangt af van de toegankelijkheid en bekendheid ervan. Met de volgende tips maak je de schrijfwijzer toegankelijker voor gebruikers:
- Maak de schrijfwijzer kort en scanbaar. Een overzicht van de belangrijkste richtlijnen op één A4’tje werkt beter dan een pdf van 80 pagina’s.
- Zorg dat de schrijfwijzer makkelijk beschikbaar is. Deel het bijvoorbeeld op plekken waar medewerkers veel werken, zoals het intranet, SharePoint of MS Teams.
- Houd de schrijfwijzer onder de aandacht. Laat deze bijvoorbeeld terugkomen als onderwerp tijdens teamoverleggen. Het helpt als bijvoorbeeld teammanagers deze verantwoordelijkheid dragen of als er ‘ambassadeurs’ aangewezen worden.
- Maak de schrijfwijzer praktisch door de richtlijnen te illustreren met concrete praktijkvoorbeelden. Daarmee laat je zien hoe een goede tekst verschil maakt.
Tijd voor een nieuwe schrijfwijzer?
Een schrijfwijzer is geen doel op zich, maar een hulpmiddel om als organisatie professioneel, herkenbaar en helder te communiceren. Heeft je organisatie nog geen schrijfwijzer, of is deze hopeloos verouderd? Wij helpen je graag aan een praktische, visuele schrijfwijzer die volledig aansluit bij het karakter van jouw organisatie. Benieuwd geworden? Neem dan een kijkje in ons aanbod.