In de zorgsector is helder en objectief rapporteren van cruciaal belang. Goede rapportages geven namelijk een compleet beeld van de situatie van de cliënt. En je voorkomt mogelijke misverstanden of verkeerde interpretaties. De SOEP-methodiek (Subjectief, Objectief, Evaluatie, Plan) is een veelgebruikt model voor rapportages, maar in de praktijk zien we dat deze methode regelmatig verwarring veroorzaakt. Wat is het probleem met SOEP en is er een handigere manier om te rapporteren?

Wat is SOEP?

De SOEP-methodiek (in het Engels: SOAP) helpt om cliëntinformatie op een gestructureerde manier vast te leggen in rapportages. Volgens deze methodiek rapporteer je alle informatie in vier stappen:

1. Subjectief: je beschrijft de situatie vanuit de beleving van de cliënt.

2. Objectief: je beschrijft jouw observaties vanuit jouw perspectief als zorgverlener.

3. Evaluatie: je geeft een analyse van de situatie, bijvoorbeeld hoe de situatie veranderd is in vergelijking met het vorige contactmoment.

4. Plan: je beschrijft de vervolgstappen, dus de doelen en actiepunten. Lees hier hoe je je doelen zo SMART mogelijk rapporteert.

Objectief rapporteren moet altijd, toch?

Voor veel zorgmedewerkers is de SOEP-methode een overzichtelijke manier om in vier stappen alle belangrijke gebeurtenissen vast te leggen. En om geen informatie te vergeten in een rapportage. Maar we merken bij verschillende organisaties dat er ook verwarring ontstaat door SOEP. Want moet je niet altijd je rapportages objectief formuleren? Die vraag beantwoorden we volmondig met een ‘ja’.

Aan objectief formuleren kunnen we een heel nieuw blog wijden, maar kort gezegd is het altijd belangrijk om álle informatie in een rapportage objectief te formuleren. Op die manier houd je je aan de feiten zonder eigen interpretaties. Als het nodig is dat je jouw mening of een interpretatie wel geeft, dan zet je dat er expliciet bij. Voor cliënten of naasten maak je zo duidelijk wat de feiten zijn en wat jouw interpretatie is. Je rapportage komt daardoor respectvol en professioneel over.

Een objectieve situatiebeschrijving

We zien ook dat de onderdelen Subjectief en Objectief in veel rapportages in één alinea samengevoegd zijn. Blijkbaar is het onderscheid tussen deze twee niet zo duidelijk dus… En is het eigenlijk wel nodig om dit onderscheid te maken? Wij denken dat dit niet nodig is.

De inhoud van je rapportages formuleer je altijd objectief, ongeacht het perspectief van waaruit je schrijft. Probeer daarom eens te rapporteren volgens BEP, in plaats van SOEP. Bij BEP staat de B voor de Beschrijving van de situatie – vanuit beide perspectieven – die je áltijd objectief formuleert. Je maakt geen onderscheid meer tussen de S en de O van SOEP. De E en de P blijven wel hetzelfde als in SOEP.

Tips voor objectief rapporteren met BEP in plaats van SOEP

De situatie van een cliënt schrijf je dus altijd objectief, en daarin kun je zowel het perspectief van de cliënt als van de zorgverlener verwerken. Hieronder lees je hoe.

Tip 1: Maak duidelijk wie iets zegt of ervaart.

Vermeld altijd of iets komt van de cliënt, van jou als zorgverlener, of van een andere bron.

• Niet: “Cliënt is eenzaam.”
• Wel: “Cliënt geeft aan zich regelmatig eenzaam te voelen.”
• Wel: “Ik krijg de indruk dat cliënt zich eenzaam voelt.”

Door op deze manier te rapporteren, hoef je geen onderscheid meer te maken tussen de S en de O van SOEP. Er staat namelijk al bij wiens observatie/ervaring je beschrijft.

Tip 2: Onderbouw wat je schrijft.

Beschrijf altijd waarop je een observatie baseert. Als een cliënt op jou boos overkomt, onderbouw dit dan met het gedrag dat je observeert (de cliënt scheldt veel, balt zijn vuisten, negeert vragen…). Zo voorkom je discussies.

• Niet: “Cliënt is agressief.”
  • Misschien vindt de cliënt zelf dat die helemaal niet agressief reageerde.
• Wel: “Cliënt komt op mij agressief over, want hij scheldt en slaat tegen de muur.”

Tip 3: Vermijd subjectieve en algemene woorden.

Woorden zoals ‘mooi’, ‘vreemd’, of ‘slecht’. Deze woorden kan iedereen op een andere manier interpreteren. Voor jou betekent een ‘vreemd’ verhaal misschien een onsamenhangend verhaal, terwijl je collega ‘vreemd’ interpreteert als fantasierijk. Omschrijf daarom expliciet wat je bedoelt.

Tip 4: Gebruik woorden als ‘lijken’ in plaats van ‘zijn’ als iets jouw interpretatie is.

Wanneer iemand op jou ‘vriendelijk’ of ‘agressief’ overkomt, hoeft dat voor iemand anders niet zo te zijn. Pas daarom op met stellige formuleringen. Je kunt dan beter zeggen dat iemand agressief lijkt/oogt dan dat iemand agressief is.

>> Ben je benieuwd naar een alternatieve rapportagemethodes? Lees ons blog over de methode SBAR.