Op 1 juni 2023 gaven Annelies Buurman en Nikki Geuzendam voor het eerst training aan de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGz) in Amsterdam. Dit moment was de start van een langdurige samenwerking. Annelies en Nikki trainen verschillende teams binnen OGGz om hun dossiers nog uniformer, begrijpelijker en objectiever te krijgen. Met als effect: duidelijke onderlinge afspraken en begrijpelijke en onderbouwde dossiers.

Wie is de doelgroep van OGGz?

De doelgroep van OGGz heeft hulp nodig, maar durft, kan of wil hier zelf niet om vragen. Denk bijvoorbeeld aan iemand die zichzelf verwaarloost of iemand die verward of agressief overkomt en overlast veroorzaakt. Buren, familieleden of anderen die zich zorgen maken, melden deze persoon bij OGGz. Medewerkers van OGGz zoeken vervolgens naar passende hulpverlening. Hiervoor werken ze samen met o.a. de politie en de maatschappelijke opvang. Alle bevindingen en afspraken worden in dossiers vastgelegd.

Uniforme dossiers als doel

Het belangrijkste doel van de trainingen was om tot uniforme onderlinge afspraken te komen over rapporteren. Er zijn namelijk tientallen manieren om te rapporteren. En elke manier heeft zijn voor- en nadelen. Er is dus niet één correcte manier; het gaat er vooral om dat iedereen op dezelfde manier rapporteert. Hierdoor kunnen collega’s werk van elkaar overnemen en stralen de dossiers professionaliteit uit.

Om tot uniforme dossiers te komen, behandelden we een stuk theorie en verzamelden we inhoudelijke vragen van de cursisten. Die vragen legden we na afloop van de trainingen voor aan de leidinggevenden en hun antwoorden koppelden we terug naar de cursisten.

Werken met de SBAR

Ook scherpten we de afspraken aan van de ‘SBAR’: de methode die OGGz gebruikt om de dossiers gestructureerd op te bouwen. We bespraken hoe je een rapportage volgens de SBAR handig aan kunt pakken. SBAR is een afkorting voor:

• Situation (situatie): over welke situatie rapporteer je?
• Background (achtergrond): wat is de achtergrond van diegene over wie je rapporteert?
• Assessment (beoordeling): wat is jouw beoordeling van diegene over wie je rapporteert?
• Recommendation (aanbeveling): welke vervolgacties stel je voor om diegene over wie je rapporteert te helpen?

Objectieve en begrijpelijke dossiers

Het is belangrijk dat de dossiers van OGGz objectief en begrijpelijk zijn geformuleerd, omdat de doelgroep steeds vaker om inzage in het dossier vraagt. De lezer moet zich in de documentatie herkennen en het moet duidelijk zijn hoe de medewerker van OGGz tot conclusies is gekomen. We gaven een aantal tips voor objectieve en begrijpelijke formuleringen. Bijvoorbeeld: ‘X was agressief’ veranderen in ‘X kwam agressief op mij over, want ….’ De gouden tip is dus: onderbouw hoe je tot een conclusie komt en laat zien of een uitspraak van jou of iemand anders is.

Het resultaat

Wij als trainers kijken met een positief gevoel terug op de trainingen. De cursisten stelden kritische vragen, waaruit bleek dat ze meedachten en direct een koppeling maakten naar hun eigen praktijk.

En andersom liet OGGz weten:

“De training was van goede kwaliteit. Het is fijn dat de training uit maatwerkoefeningen bestond, waardoor onze medewerkers de theorie direct konden toepassen in hun eigen praktijk. We zien een duidelijke verbeterslag in de dossiervoering na deze training.”

Benieuwd naar vergelijkbare trainingen?

Bekijk dan onze schrijftrainingen.
Bekijk hier onze andere projecten en klanten.