In 2020 benaderde GGz Eindhoven en de Kempen (GGzE) ons met een interessante vraag. De GGZ-instelling wilde de administratieve lasten voor de medewerkers laten afnemen, door hen te helpen om helder en objectief te schrijven. We ontwikkelden daarvoor een schrijfwijzer, een e-learning en verzorgden een aantal trainingen, waarin we zo’n 60 medewerkers van GGzE opleidden tot taalcoaches.
Minder, korter en professioneler
Een van de doelen van de werkgroep ‘Afname administratieve lasten’ van GGzE is ervoor te zorgen dat medewerkers minder, korter en professioneler schrijven in hun voortgangsrapportages, gespreksverslagen etc. Op die manier blijft er meer tijd over voor de cliënten. Een extra uitdaging is dat diezelfde cliënten en hun naasten hun eigen dossier mogen inzien sinds 1 juli 2020. Het is dus ook belangrijk dat de teksten voor hen goed leesbaar zijn.
Blended opzet voor kennisborging
Bij GGzE werken zo’n 2200 medewerkers, die deel uitmaken van multidisciplinaire teams. In zo’n team zitten psychiaters, psychologen, agogen, verpleegkundigen en ervaringsdeskundigen. Allen moesten bereikt worden met de kennis over kort, bondig en objectief schrijven en ook toekomstige medewerkers van GGzE moeten daar meer over kunnen lezen. Dat vroeg om een blended traject, waarin medewerkers op meerdere manieren de kennis tot zich kunnen nemen en er ook mee kunnen (blijven) oefenen. Daarom ontwikkelden we samen met GGzE zo’n traject.
Input vanuit sparringsgroep voor goede aansluiting bij dagelijkse praktijk
Voordat we de verschillende onderdelen van het traject konden ontwikkelen, spraken we met een sparringsgroep die GGzE voor dit traject in het leven riep. Die sparringsgroep bestond uit zo’n tien medewerkers vanuit verschillende onderdelen van GGzE. Zij konden ons meer vertellen over de dagelijkse werkpraktijk van een medewerker van GGzE. Ook vertelden ze waar behoefte aan was op schrijfgebied en leverden ze voorbeelden aan van teksten uit hun eigen werkpraktijk. Op basis van deze input ontwikkelden we een praktijkgericht aanbod.
Drie hoofdonderdelen van het blended traject
-
De schrijfwijzer
We ontwikkelden een schrijfwijzer, met de theorie van helder en objectief schrijven, ondersteund met voorbeelden uit de GGzE-praktijk. Iedere (nieuwe) medewerker kan dit naslagwerk op elk moment openslaan, om scherp te krijgen en houden hoe je bij GGzE helder en objectief schrijft.
-
De e-learning
De schrijfwijzer zetten we vervolgens om in een e-learning. In de e-learning wordt de theorie kort uitgelegd en kunnen medewerkers oefenen met het geleerde. De e-learning is een handige tool, omdat de medewerkers zelf het moment kunnen kiezen waarop ze deze doen. Ook tijdens de nachtdienst bijvoorbeeld. Daarnaast is het voor nieuwe medewerkers een snelle manier om kennis te maken met de schrijfstijl van GGzE.
-
Trainingen Helder en Objectief schrijven
Ondertussen leidden we zo’n 60 GGzE’ers via online trainingen op tot taalcoach. Ze kregen de theorie van helder en objectief schrijven uitgelegd en oefenden met voorbeelden uit hun eigen praktijk. Ook kregen ze didactische tools aangereikt, die hen in de toekomst helpen om deze training zelf aan collega’s te geven. Zo bereiken we via deze 60 medewerkers uiteindelijk de gehele organisatie.
Ondersteunende toolkit
Met een schrijfwijzer, een e-learning en een gevolgde training ‘op zak’, zijn de taalcoaches wat ons betreft helemaal klaar om hun collega’s te trainen en te coachen. Om hun toerusting nog completer te maken, stelden we een toolkit samen. Daarin zitten alle documenten die ze nodig hebben om beslagen ten ijs te komen: een uitgebreid trainingsprogramma met daarbij uitleg over de didactische aanpak, extra oefeningen, antwoorden op veelgestelde vragen etc.
Het resultaat: op eigen kracht aan de slag
Met alle ondersteuning van ons bureau kan GGzE nu zelf aan de slag om sneller en beter te schrijven. Daarvoor staan 60 opgeleide taalcoaches, een schrijfwijzer, een e-learning en een uitgebreide toolkit garant. We hebben hun een opstap gegeven naar een toekomst met heldere en objectieve teksten, en taalcoaches die zich daarvoor willen inzetten!
Geïnteresseerd in een soortgelijk traject?
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en/of een vrijblijvende offerte. Telefonisch kan dat via 035 – 623 77 85 en ons e-mailadres is info@hvds.nl.
Voor meer informatie kun je ook onze schrijftrainingen bekijken.