Tweeënhalfjaar lang werkte een team van technisch schrijvers van Hendrikx Van der Spek bij het Gemeentelijk Vervoer Bedrijf (GVB) Amsterdam. Daar maakten zij werkinstructies voor de monteurs voor het onderhoud van de tram en de metro. We hebben ruim 1000 werkinstructies geschreven, die de monteurs nu in de praktijk gebruiken. En met resultaat.
Kwaliteit is verbeterd
Waar monteurs zich voorheen door omvangrijke technische voorschriften moesten worstelen op zoek naar dat ene stukje informatie over onderhoud, zijn de instructies nu per onderdeel en in de taal van de monteur geschreven. De monteurs krijgen nu een onderhoudsboek per beurt mee, met alleen de informatie die ze nodig hebben. Op deze manier verloopt het werk niet alleen efficiënter, maar is ook de kwaliteit van het onderhoud verbeterd.
Samenwerking met de monteurs
In het begin zijn we veel in gesprek gegaan met de monteurs over het nut van goede werkinstructies en samenwerking. Zij hebben immers de ervaring en weten precies hoe zij hun werk uitvoeren. We zijn met de monteurs meegelopen tijdens hun onderhoudsbeurten of revisies en we hebben foto’s en aantekeningen gemaakt. De foto’s gebruikten we in de werkinstructies, omdat die vaak meer zeggen dan een uitgebreide beschrijving. Op basis van de kennis en input van de monteurs, schreven we onderhoudsdocumentatie, revisiedocumenten en werkbeschrijvingen bij de herstellingen. De afdeling Technisch Beheer van het GVB keurde vervolgens onze werkinstructies goed en daarna gingen de instructies de werkvloer op.
Feedback
Doordat de monteurs de werkinstructies gingen gebruiken bij het onderhoud en de revisie, kregen we feedback op ons werk. Dat is het voordeel van gedetacheerd zijn bij de klant. Zo kwamen we regelmatig op de werkvloer en daardoor wisten de monteurs en medewerkers van Technisch Beheer ons te vinden met vragen of opmerkingen over de documentatie. Wij konden deze op die manier snel verwerken. Het is mooi om te zien dat de monteurs de werkinstructies gebruiken en dat alle partijen het nut ervan inzien. De documentatie helpt ze echt bij hun werk!