Kraan Bouwcomputing BV ontwikkelt software voor bedrijven in de bouwsector. Hierbij kun je denken aan relatiebeheer, begrotingen, het inkoopproces met offerteaanvragen en contracten, maar ook de financiële en loonadministratie. Omdat de software regelmatig vernieuwt, moet dit ook gebeuren voor de documentatie. Een uitdagende klus voor HvdS!
Het bedrijf
Kraan Bouwcomputing BV uit Rotterdam ontwikkelt en levert softwareoplossingen voor bedrijven in de bouw. Kraan werkt al 50 jaar voor grote, middelgrote en kleine bouwbedrijven in Nederland en geldt als marktleider in dit gebied. Een van de bekendste klanten is BAM Woningbouw.
De software
Het bouwproces bestaat uit verschillende fases: van acquisitie, ontwerp, contracten en uitvoering tot beheer en herontwikkeling. Voor elke fase heeft Kraan een aparte softwaremodule ontwikkeld. Zo is er KRAAN Inkoop, KRAAN Werkbegroting en KRAAN Projectbeheer. Klanten kiezen zelf welke module(s) zij aanschaffen.
De vraag
Elke module van KRAAN wordt geleverd met een handleiding en een helpbestand. Omdat een deel van de documentatie verouderd was, vroeg Kraan HvdS om de helpende hand te bieden.
De inventarisatie
De ‘documentatienood’ was het hoogste bij de module Inkoop. Onze technisch schrijvers bekeken de applicatie en de bestaande documentatie. Al snel kwamen ze tot de conclusie dat het niet alleen nodig was het helpbestand bij te werken. Ook de manier waarop tot op dat moment de documentatie werd beheerd was voor verbetering vatbaar. Er was sprake van overlap tussen de verschillende modules en Kraan beschikte nog niet over een goede tool om dubbel werk te voorkomen.
De juiste tool
Wij hebben Kraan geadviseerd alle documentatie onder te brengen in één content management systeem, in dit geval Author-it. Author-it is een tool die specifiek is bedoeld voor het ontwikkelen en beheren van grote hoeveelheden (technische) documentatie, zoals helpbestanden en handleidingen. Vanuit één database kan verschillende output worden gegenereerd, waaronder HTML-help, Word- en PDF-bestanden.
De uitvoering
Kraan stemde in met ons advies om met een andere tool te werken. Daarna keken onze technisch schrijvers hoe Author-it het beste kon worden ingericht, om te voldoen aan de documentatiebehoeften van Kraan. We hielden interviews met een van de materiedeskundigen, Gerrit Krijgsman. Aan de hand daarvan hebben we de documentatie van KRAAN Inkoop geactualiseerd en Author-it ingericht. Tot slot hebben we een aantal medewerkers op weg geholpen in het werken met het pakket.
De klant aan het woord
Gerrit Krijgsman, de materiedeskundige bij Kraan Bouwcomputing, zei over de samenwerking:
“Een aandachtspunt binnen Kraan is de documentatie van de pakketten. Doordat het eigenlijk als sluitstuk gezien werd en we uitleveringen van de software deden zonder daarbij de handleidingen aan te passen, kregen we een achterstand hierin. Omdat onze klanten de handleidingen belangrijk vinden, besloten we deze achterstand in te lopen. Maar hoe pak je zoiets aan?
Gelukkig had Hendrikx Van der Spek hier ideeën over. In eerste instantie waren er bij Kraan wat sceptici, die dachten dat je zonder materiedeskundig te zijn geen handleiding kunt schrijven. Maar de aanpak van HVdS was de juiste oplossing, namelijk door een materiedeskundige van Kraan te koppelen aan een technisch schrijver van HVdS. Op basis van de interviews is HVdS gestructureerd te werk gegaan en kregen we snel conceptteksten voor review. Doordat de doorlooptijd vrij kort was, zijn we heel snel tot een handleiding voor onze Inkoop-module gekomen.
De aanpak en oplossing van HVdS voor de documentatie van de Inkoop-handleiding kunnen we nu ook op de overige modules toepassen. Terugkijkend op dit project vinden we dat HVdS professioneel te werk is gegaan en dat de onderlinge samenwerking goed is verlopen.”