SURFnet, gebruikershandleidingen en geredigeerde jaarrapporten

In onderwijsland is SURFnet een bekende naam: het bedrijf uit Utrecht verzorgt de internetaansluiting voor een groot aantal onderwijsinstellingen in Nederland. Daarnaast levert het internetgerelateerde diensten, zoals spamfilters en beveiligingssoftware. Hiervoor zijn handleidingen nodig en SURFnet vond in Hendrikx Van der Spek een goede partner om deze te ontwikkelen. Daarnaast redigeert HVdS geregeld teksten en rapporten voor SURFnet. Hieronder leggen we uit wat beide projecten inhouden.

Handleidingen schrijven

SURFnet levert internet aan tal van universiteiten, hogescholen en andere instellingen in Nederland. Maar het bedrijf doet meer dan dat: het levert ook diverse applicaties voor de instellingen, bijvoorbeeld om spam buiten de deur te houden of kwaadaardig internetverkeer te onderscheppen. Maar denk ook aan Dynamische Lichtpaden, een innovatie van SURFnet, waarmee instellingen onderling een hoogwaardige optische internetverbinding kunnen opzetten, bijvoorbeeld voor onderzoeksdoeleinden.

De vraag

Om gebruikers nog beter van dienst te zijn, wilde SURFnet voor deze innovatieve applicaties gebruikers- en installatiehandleidingen laten schrijven. Deze handleidingen moesten zoveel mogelijk voor zichzelf spreken, en dus zoveel mogelijk aansluiten bij het kennisniveau van de doelgroep.

De uitvoering

Jan Michielsen van de afdeling Technische Communicatie is als volgt te werk gegaan: ‘Ik ben per applicatie het doel en de doelgroep nagegaan en heb een structuur gemaakt voor de handleiding. Deze heb ik vervolgens, in samenwerking met de technisch specialisten van SURFnet, ingevuld, waarna er een goed bruikbare en leesbare handleiding ontstond. Ik heb de handleidingen waar nodig voorzien van schermafbeeldingen, om de beschrijvingen te ondersteunen.’

Handleiding succesvol

Uit een pilot van het project Dynamische Lichtpaden is inmiddels gebleken dat de gebruikers de software eenvoudig konden installeren met alleen de handleiding. Ze hoefden SURFnet hiervoor dus niet in te schakelen. Een signaal dat de handleiding zijn doel bereikt én een bewijs dat goede documentatie de helpdesk kan ontzien! Jan heeft inmiddels handleidingen geschreven voor diverse SURFnet-producten.

SURFnet aan het woord

Maurice van den Akker: ‘We laten Jan graag onze handleidingen schrijven. Hij kent ons bedrijf, onze mensen en onze producten inmiddels goed, dus hij is snel ingewerkt. Hij heeft verder bewezen dat hij in korte tijd een goed leesbare en heldere handleiding kan ontwikkelen.’


Teksten redigeren

Het probleem
SURFnet publiceert regelmatig rapporten waarin deskundigen een deelgebied op het snijvlak van ICT, onderwijs en onderzoek in kaart brengen. In de afgelopen jaren heeft SURFnet bijvoorbeeld rapporten uitgebracht over open textbooks, privacy bij gebruik van learning analytics, research support, online onderwijs en nog veel meer. Deze rapporten hebben gemeen dat ze vaak technische onderwerpen op een inzichtelijke manier moeten duidelijk maken. Bovendien zijn er vaak verschillende auteurs aan verbonden die verschillende schrijfstijlen combineren.

De oplossing
Hendrikx Van der Spek heeft veel ervaring met zowel het werkterrein van SURF als de academische wereld. Ons bureau heeft tien jaar lang het jaarverslag verzorgd van SURFsara, een van de werkmaatschappijen binnen SURF. Daardoor zijn we goed thuis in de ICT-toepassingen binnen het hoger onderwijs. Wij redigeren de aangeleverde teksten, zorgen voor interne consistentie en maken de teksten leesbaar voor een breed publiek. Waar nodig kunnen we tekstelementen toevoegen, bijvoorbeeld een inleiding of samenvatting, eventueel op basis van een interview.

Het resultaat
SURFnet beschikt over rapporten die goed leesbaar zijn voor een breed publiek en die toch gedragen worden door de inhoudelijk deskundigen. Inmiddels heeft Hendrikx Van der Spek drie rapporten geredigeerd. Een voorbeeld is het rapport Learning analytics onder de wet bescherming persoonsgegevens (najaar 2015).

Bekijk hier onze andere projecten en klanten.

Contact? Bel 035 - 623 77 85 of mail info@hvds.nl