“Wie notuleert er even?” Bij deze vraag vallen vergaderingen vaak opvallend stil. Iedereen wil in een vergadering graag zijn zegje doen, maar om van al dat gepraat ook nog een verslag te maken, dat gaat velen te ver. Het maken van notulen kost immers erg veel tijd en als ze er dan eindelijk zijn, belanden de meeste notulen ook nog ongelezen in de prullenbak. Hoe kan het anders?
Tip 1: Bepaal het doel per agendapunt.
Bepaal voorafgaand aan de vergadering wat van elk agendapunt het doel is, zodat je weet wat je kunt verwachten. Moet er over een punt een besluit genomen worden, wordt er alleen informatie gegeven of is het een discussiepunt om de meningen te peilen?
Tip 2: Bepaal je doelgroep.
Zorg dat je een goed beeld hebt van de doelgroep voor wie je de notulen schrijft. Zo kun je bijvoorbeeld rekening houden met het gebruik van jargon en afkortingen.
Tip 3: Gebruik een kolommenschema.
Als het goed is heeft elk agendapunt dat besproken wordt, dezelfde structuur, namelijk:
– Wat is het probleem?
– Wat zijn de oorzaken?
– Wat zijn mogelijke oplossingen?
– Wat wordt er besloten?
Je kunt dus gemakkelijk werken met een kolommenschema, waarin je elke kolom een kop geeft: Probleem – Oorzaken – Oplossingen – Besluit. Dit schema kun je naderhand invullen op basis van jouw aantekeningen, of direct tijdens de vergadering.
Tip 4: Werk je notulen rustig en gestructureerd uit.
Onderschat het uitwerken van notulen niet! Officieel heb je op elk uur vergadertijd recht op vier uur uitwerktijd. Zorg er ook voor dat je de notulen op een rustige plek kunt uitwerken. Zorg er tijdens het uitwerken voor dat je de notulen goed structureert. Maak een duidelijke kop met daarin het onderwerp, de datum, de aan- en afwezigen en een overzicht van de behandelde agendapunten. Geef vervolgens elk agendapunt een eigen kopje.
Meer informatie
Wil je meer weten over notuleren? Bekijk dan onze training Notuleren (met de laptop)! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.
