De Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGz) in Flevoland schakelde onze hulp in voor gestructureerde en objectieve cliëntendossiers. In september en oktober 2024 gaven Julia Folkertsma en Nikki Geuzendam training aan het team Vangnet en Advies. Zij adviseerden over vaste structuren en gaven tips om de rapportages objectiever te maken.

Structuur via de SBAR en tussenkoppen

Bij OGGz Flevoland bestond de behoefte aan een vaste structuur voor de cliëntendossiers, zodat deze uniform zijn en informatie makkelijker terug te vinden is. Daarom introduceerden we de SBAR (in het Nederlands: SABA). Deze afkorting staat voor Situation (Situatie), Background (Achtergrondinformatie), Assessment (Beoordeling) en Recommendation (Aanbeveling/Advies).

Kapstok voor rapportages

De SBAR dient als een soort kapstok voor je rapportages. Dat betekent dat je voor verschillende onderdelen bekijkt of je hier iets over kunt rapporteren. Je rapporteert bijvoorbeeld over de situatie (de S), wat de achtergrond van de cliënt is of van de melding (de B), wat jouw indruk of oordeel hierover is (de A) en welke vervolgacties je voorstelt (de R). Het verschilt per rapportage welke letters van de SBAR relevant zijn. Daarom bekeken we samen met de cursisten hoe ze de SBAR kunnen invullen bij verschillende rapportages.

In één oogopslag te zien

Naast de SBAR adviseerden we om tussenkoppen te gebruiken bij verschillende onderwerpen. Zo ziet de lezer in één oogopslag waar de rapportage over gaat en welke informatie waar terug te vinden is.

3 tips voor objectieve dossiers

Het komt steeds vaker voor dat cliënten om inzage in hun dossier vragen. Mede daarom is het belangrijk om de rapportages objectief te formuleren. Wij gaven 3 tips:

1. Pas op met woorden die iets zeggen over jouw gevoel of smaak. Want wat is ‘vreemd’ en wanneer is iets ‘goed’?
   – Stel: een cliënt vertelt een verhaal dat jij vreemd vindt. Dan kun je beter opschrijven: ‘Cliënt vertelde een onsamenhangend verhaal’, dan: ‘Cliënt vertelde een vreemd verhaal’. Onder ‘vreemd’ kun je namelijk meerdere dingen verstaan: is het verhaal dan bijvoorbeeld fantasierijk of is het verhaal moeilijk te volgen?
   
   
2. Maak duidelijk waar de informatie vandaan komt en onderbouw je conclusies. Als cliënten hun dossier lezen, willen ze weten waar de informatie vandaan komt. Zo voorkom je ook discussies over de inhoud van het dossier.
   – Als je zegt: ‘Iedereen is tegen de cliënt’, dan is het onduidelijk of jij dat zo interpreteert, of dat de cliënt dit heeft gezegd. Je kunt dan beter zeggen: ‘Cliënt zei dat iedereen tegen haar was’ of ‘Ik heb het idee dat de omgeving van de cliënt zich tegen haar keert, want …’ (geef een onderbouwing).
   
   
3. Gebruik woorden als ‘lijken’ in plaats van ‘zijn’ als iets jouw mening is. Met het werkwoord ‘lijken’ in plaats van ‘zijn’, laat je zien dat iets een mening is in plaats van een feit.
   – Schrijf dus niet: ‘Cliënt is wantrouwend, maar ‘Cliënt lijkt wantrouwend, want …’.

Onderlinge afspraken voor meer uniformiteit

Net zoals bij OGGz Amsterdam verzamelden we bij OGGz Flevoland alle inhoudelijke vragen van de cursisten. Vragen als ‘Mag ik in mijn rapportages het woord ‘ik’ gebruiken?’, ‘Hoe verwijs ik naar collega’s in rapportages?’ en ‘Hoe ga ik om met informatie van derden?’ stonden op het lijstje. Door dit soort inhoudelijke vragen te verzamelen, kunnen de collega’s onderling afspraken maken over het rapporteren, zodat ze uniforme dossiers krijgen.

Het resultaat

Julia en Nikki hebben de training met veel plezier gegeven. En Yvonne Hendriks van OGGz zei:

“Het was een leerzame, leuke en afwisselende training. Julia en Nikki hadden de training goed voorbereid met op-maat-gemaakte en daarmee herkenbare oefeningen. We hebben veel bruikbare tips gekregen die we zeker kunnen toepassen in onze dagelijkse praktijk!”

Benieuwd naar vergelijkbare trainingen?

Bekijk dan onze schrijftrainingen.
Bekijk hier onze andere projecten en klanten.