In hun rapportages verwerken OGGz-professionals regelmatig informatie van netwerkpartners, zoals zorgprofessionals of maatschappelijke dienstverleners. Het is vaak een uitdaging om deze informatie beknopt en objectief samen te vatten in een cliëntendossier. Tijdens een schrijftraining vroeg een cursist mij om tips hiervoor. Die adviezen deel ik graag in dit blog.

1. Achterhaal de belangrijke informatie

Lees de hele tekst zorgvuldig en probeer te ontdekken wat de kernboodschap is. Wat wil de schrijver jou vertellen? Bepaal welke informatie essentieel is om die boodschap echt te begrijpen (de hoofdzaken) en welke informatie vooral dient als toelichting of voorbeeld (de bijzaken). Maak ook de vertaalslag naar jouw doelgroepen: wat willen die weten? Welke informatie is voor hen bruikbaar of relevant?

2. Gebruik objectieve en feitelijke taal

Zorg voor objectieve en feitelijke formuleringen, zodat de lezer weet hoe je tot bepaalde informatie bent gekomen. Dit doe je als volgt:

• Als je een mening weergeeft, maak dan duidelijk van wie die mening is. Bijvoorbeeld: ‘De arts geeft aan dat ze de situatie zorgelijk vindt’, in plaats van: ‘De situatie van cliënt is zorgelijk’. In deze laatst zin is het namelijk niet duidelijk of dit jouw mening is of de mening van een ander.
• Je kunt ervoor kiezen om de letterlijke woorden van de netwerkpartner te gebruiken. Dan is het handig om aanhalingstekens te gebruiken, zodat de lezer kan zien dat dit niet jouw woorden zijn.
• Als je de tekst van de netwerkpartner in je eigen woorden omschrijft, kun je bijvoorbeeld zeggen: ‘Uit de rapportage van netwerkpartner X blijkt dat … ‘ of ‘Netwerkpartner X benoemt drie zaken die spelen bij de cliënt: x, y en z.’

3. Zorg voor structuur en overzicht

Deel de tekst op in een logische structuur, bijvoorbeeld op basis van chronologie of subthema’s. Die structuur kun je ook naar voren laten komen in de kopjes, zodat de lezer in één oogopslag kan zien waarover de tekst gaat. Het helpt ook om verbindingswoorden te gebruiken, waarmee je de verbanden tussen zinnen expliciet maakt. Denk aan woorden zoals want, dus, verder en ook. Als je deze woorden weglaat, moet de lezer zelf de verbanden invullen. En je wilt eigenlijk dat je lezer zo min mogelijk na hoeft te denken over je tekst.

4. Begin je alinea’s met de belangrijkste zin

Geef in de eerste zin van de alinea de belangrijkste informatie en geef daar vervolgens toelichting op. Dan volg je de piramidestructuur. Met deze structuur krijgt je lezer direct de kern mee in plaats van dat die moet wachten tot het einde. Je kunt de piramidestructuur toepassen op verschillende niveaus: op tekstniveau, alineaniveau en zinsniveau.

5. Gebruik heldere en begrijpelijke taal

Vermijd vaktermen waar mogelijk of leg die kort uit, zodat de samenvatting begrijpelijk is voor alle lezers. Zorg daarnaast voor korte en helder opgebouwde zinnen. En formuleer actieve zinnen, waarbij je duidelijk aangeeft wie wat doet. Bijvoorbeeld: ‘De arts zoekt nog contact met de cliënt’, in plaats van ‘Er wordt nog contact gezocht met de cliënt’.

Ben je benieuwd naar onze trainingen bij OGGz’s? Bekijk dan de klantverhalen van OGGz Amsterdam en OGGz Flevoland.

Nikki Geuzendam