Je hebt ze ongetwijfeld gezien: de spandoeken met de waarschuwing/aankondiging dat de scholen weer begonnen zijn. Dus extra oppassen geblazen in het verkeer. Ik ben een voorstander van soortgelijke spandoeken in grote organisaties met de tekst: de vergaderingen zijn weer begonnen! Dus ook extra oppassen geblazen. Dat je niet in ellenlange doelloze vergaderingen verstrikt raakt met collega’s die zichzelf zo graag horen praten. Daarom 5 praktische tips om er weer in te komen.
Tip 1: Bereid je voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees de notulen van de vorige keer en noteer er eventueel vragen en opmerkingen bij. Neem de agenda van de vergadering aandachtig door en lees de bijbehorende stukken. Let ook op wat per agendapunt het doel is: informeren, discussiëren of besluiten. Staat er geen doel bij? Zorg dan dat je daar voor de vergadering achter komt.
Tip 2: Bepaal je standpunten en onderbouw deze
Bij de voorbereiding hoort ook dat je alvast goed nadenkt over je standpunten. Wat vind je er eigenlijk van? En waarom vind je dat? Schrijf je argumenten gestructureerd op en denk ook na over de tegenargumenten die je kunt verwachten. En hoe je die kunt pareren. Zo sta je al 1-0 voor op je collega’s!
Tip 3: Luister en doe actief mee
Het is een open deur, maar laat anderen uitpraten en luister goed naar wat er gezegd wordt. Bepaal of vervolgens of het om feiten gaat of iemands mening. En bedenk pas daarna of en hoe je gaat reageren. Doe actief mee. Dat doe je ook al door bijvoorbeeld een vraag te stellen.
Tip 4: Maak aantekeningen
Soms is het lastig om je concentratie erbij te houden. Om toch gefocust te blijven, kun je aantekeningen maken. Als je meer visueel bent ingesteld, kun je diagrammen tekenen of een mindmap maken. En zelfs al schrijf je niks op: ook droedelen zorgt ervoor dat je meer informatie vasthoudt.
Tip 5: Blijf positief
Niet alle vergaderingen zijn even leuk of leerzaam, maar ze zijn er niet voor niets (hopelijk). Zie ze daarom altijd als een kans om iets nieuws te leren, of om jezelf op de kaart te zetten. Zo houd je de moed erin en gaat de vergadering misschien ook sneller voorbij.
Succes! En als jij of je team wat ondersteuning nodig heeft, bekijk dan onze training Effectief vergaderen. Je kunt ook direct contact met ons opnemen via info@hvds.nl of 035 6237785.