Gemeentes versturen regelmatig brieven aan burgers en bedrijven. Misschien ontvang je zelden een brief van jouw gemeente, maar de praktijk wijst uit dat sommige groepen mensen juist vaak brieven krijgen. Ook de gemeente Bergen in Noord-Holland heeft een reeks van circa 200 standaardbrieven over allerlei onderwerpen: van aanmaning tot informatie over zomerhuisjes.
Onduidelijk
Het belangrijkste probleem voor de gemeente was dat burgers de brieven niet begrepen. Dat werkt soms verlammend op de lezer – die niet weet wat hij moet doen – en vaak tot vele vragen aan de telefoon. Bergen heeft daarom gevraagd aan Hendrikx Van der Spek om de brieven te redigeren.
Eenheid in stijl
Communicatiemedewerker van de gemeente Bergen, Esther Quaedflieg: “We hebben eerst flink de bezem gehaald door de grote stapel brieven. De brieven die overbleven, waren vaak ondoorgrondelijk, te breedsprakig en bovendien deed elke afdeling het op zijn eigen manier. Er moest meer eenheid komen en de inhoud moest zo min mogelijk vragen oproepen.”
De belangrijkste acties die we uitgevoerd hebben, zijn de volgende:
- alle juridische rompslomp verwijderd
- eenheid gebracht in stijl
- in de opening van de brief steeds duidelijk gemaakt waarover de brief gaat
- helder verwoord wat de gemeente van de lezer verlangt
Arbeidsintensief
Quaedflieg: “We hebben Hendrikx Van der Spek gevraagd, omdat het om een arbeidsintensieve opdracht ging. Gemeentes hebben doorgaans geen schrijvers in dienst. Communicatiemedewerkers zijn geen geoefende schrijvers.”
Onze collega Henri Raven ondersteunde de opdracht met trainingen aan de medewerkers van de gemeente Bergen. “De medewerkers zijn nu veel bewuster bezig met hun schrijftaken.”
HVdS werkt ook voor andere gemeentes in Nederland. Zo trainden we bijvoorbeeld medewerkers van de gemeente Nieuwkoop, de gemeente Waadhoeke en de gemeente De Wolden Hoogeveen. Ook geven we al jaren trainingen bij de gemeente Amsterdam. Neem gerust contact met ons op om te bespreken wat we voor jouw gemeente kunnen betekenen. Dat kan via info@hvds.nl of 035 623 7785.
