HvdS herziet brieven van Gemeente Bergen

Gemeentes versturen regelmatig brieven aan burgers en bedrijven. Misschien ontvangt u zelden een brief van uw gemeente, maar de praktijk wijst uit dat sommige mensen juist vaak brieven krijgen. Ook de gemeente Bergen in Noord-Holland heeft een reeks van circa 200 standaardbrieven over allerlei onderwerpen: van aanmaning tot zomerhuisje.

Onduidelijk

Het belangrijkste probleem voor de gemeente was dat burgers de brieven niet begrepen. Dat werkt soms verlammend op de lezer – die niet weet wat hij moet doen – en vaak tot vele vragen aan de telefoon. Bergen heeft daarom gevraagd aan Hendrikx van Der Spek om de brieven te redigeren.

Eenheid in stijl

Communicatiemedewerker Esther Quaedflieg: “We hebben eerst flink de bezem gehaald door de grote stapel brieven. De brieven die overbleven, waren vaak ondoorgrondelijk, te breedsprakig en bovendien deed elke afdeling het op zijn eigen manier. Er moest meer eenheid komen en de inhoud moest zo min mogelijk vragen oproepen.”

Hendrikx van der Spek heeft de opdracht bijna afgerond. Wat we gedaan hebben is vooral:

  • Alle juridische rompslomp verwijderd.
  • Eenheid gebracht in stijl.
  • In de opening van de brief steeds duidelijk gemaakt waarover de brief gaat.
  • Helder verwoord wat de gemeente van de lezer verlangt

Arbeidsintensief

Quaedflieg: “We hebben Hendrikx van Der Spek gevraagd, omdat het om een arbeidsintensieve opdracht ging. Gemeentes hebben doorgaans geen schrijvers in dienst. Communicatiemedewerkers zijn geen geoefende schrijvers.”

De gehele opdracht is ondersteund door trainingen van Henri Raven. “De medewerkers zijn nu veel bewuster bezig met hun schrijftaken.”

Bekijk hier onze andere projecten en klanten.

Contact? Bel 035 - 623 77 85 of mail info@hvds.nl