OnGuard: kredietwaardige documentatie

OnGuard uit Nederhorst den Berg maakt software voor credit management. Hiermee kan een debiteurenbeheerder profielen aanmaken, waaraan verschillende acties zijn gekoppeld, zoals het versturen van een herinneringsbrief of het uit handen geven aan een incassobureau. Een van de softwarelijnen is OnGuard ICMS, een totaalpakket voor debiteurenbeheer. Om de klanten tegemoet te komen, geeft OnGuard trainingen in het werken met OnGuard ICMS. Bij deze trainingen is opleidingsmateriaal nodig. Maar daar bleef het niet bijā€¦

Over OnGuard

Als onafhankelijk softwarebedrijf biedt OnGuard inmiddels meer dan twintig jaar oplossingen voor credit management en debiteurenbeheer. Het idee om debiteurenbeheersoftware op de markt te brengen ontstond toen de oprichter van OnGuard zelf met een wanbetaler te maken kreeg. Destijds bestond er nog geen pakket om het betalingsgedrag van klanten te verbeteren. OnGuard besloot daarom zelf een dergelijk pakket te ontwikkelen.

OnGuard

De vraag

Het opleidingsmateriaal van OnGuard was lange tijd niet meegegroeid met het softwarepakket. Het gaf weliswaar een beknopte uitleg van de functionaliteiten, maar beschreef niet hoe een gebruiker deze functionaliteiten in het pakket moest uitvoeren. De consultants die de training in het pakket gaven, hadden zelf weinig tijd om het opleidingsmateriaal up-to-date te maken. OnGuard schakelde daarom Hendrikx Van der Spek in om het opleidingsmateriaal naar een hoger niveau te tillen. Onze werkzaamheden begonnen met het opleidingsmateriaal, maar leidden tot veel meer werk…

De uitvoering

Marleen Overduin volgde zowel de eindgebruikerstraining als de applicatiebeheertraining van Onguard ICMS. ‘Na de training ontwikkelde ik het bijbehorende opleidingsmateriaal, dat bestond uit een programma, een naslagwerk over de werking van het pakket en een aantal cases, die de cursisten tijdens de opleiding kunnen uitvoeren. Ik heb dit zowel voor ICMS Client (eindgebruikers) als Applicatiebeheer gedaan.’

Vervolg

OnGuard was erg tevreden over het cursusmateriaal en vroeg Marleen ook een handleiding te schrijven voor een nieuwe productlijn, de eViewer. Hiermee kunnen gebruikers gegevens uit OnGuard ICMS online bekijken. Ook de marketingafdeling wist Hendrikx Van der Spek inmiddels te vinden en vroeg ons om een aantal uitgebreide productfolders te schrijven en te adviseren over de vormgeving. Marleen heeft twee van deze productfolders ontwikkeld, de in-depth ‘OnGuard Profielen’ en de in-depth ‘d-Basics’.

Online helpbestand

Klanten wilden naast een cursusboek ook online help bij OnGuard ICMS. Omdat het cursusboek alle taken uitlegt die je met de software kunt uitvoeren, was de stap naar online help relatief klein. Aangezien de meeste informatie kon worden hergebruikt, adviseerde Marleen over te stappen op Author-it, een CMS dat hergebruik mogelijk maakt. Hiermee wordt iedere aanpassing in het cursusboek ook automatisch doorgevoerd in het helpbestand, wat tijd en kosten bespaart. Inmiddels zit alle documentatie van OnGuard in Author-it en zijn we vele versies van de software verder. En nog geregeld doet OnGuard een beroep op de expertise van HVdS.

Training Author-it

Omdat de OnGuard-medewerkers de helpbestanden zelf wilden bijhouden, heeft Marleen hen opgeleid in het werken met Author-it. Zij kunnen nu zelfstandig aan de slag. Bij eventuele vragen staan wij natuurlijk altijd klaar om te helpen!

Bekijk hier onze andere projecten en klanten.

Contact? Bel 035 - 623 77 85 of mail info@hvds.nl