De ‘killer applicatie’ van zowel internet als intranet is natuurlijk e-mail. Het is snel, goedkoop en bovenal erg makkelijk. E-mail is dan ook niet meer weg te denken als communicatiemiddel. Het blijkt dat mensen in e-mail veel slordiger schrijven dan in brieven, terwijl ook e-mails vaak voor officiële correspondentie worden gebruikt. Maar ook voor e-mail gelden regels. Hier vind je enkele belangrijke tips voor effectieve e-mail.
Tip 1: Zorg voor een heldere onderwerpregel.
E-mail is een snel medium. De lezer wil direct weten waar hij aan toe is. Vul daarom het onderwerpveld altijd in, en wel zo dat het de lading van de mail dekt. Probeer in twee of drie woorden de kern van je mailtje te verwoorden.
Tip 2: Geef je mailtjes een heldere structuur.
E-mailberichten zijn bij voorkeur kort en worden vaak scannend gelezen. Een goede structuur is dus belangrijk. Zorg voor: een inleiding waarin aanleiding, doel en onderwerp staan, een kern met duidelijke alinea’s en een goede afsluiting. Probeer in de eerste alinea minimaal 3 tot 4 van de 5 W’s (wie, wat, waar, wanneer, waarom) te beantwoorden.
Tip 3: Splits meervoudige boodschappen op.
E-mails bestaan gemiddeld uit twee of drie tekstblokken. Als je meer wilt vertellen, kun je jouw boodschap het best over meerdere mailtjes verdelen: het vergroot de kans dat je mededelingen ook echt gelezen worden.
Tip 4: Maak onderscheid tussen een formele en een informele mail.
Alle typische zaken die je wel in e-mail en niet in een gewone brief tegenkomt, zoals smileys, afkortingen en onconventionele spelling of interpunctie, zijn natuurlijk prima in informele mailtjes. Gebruik ze echter nooit bij zakelijke mail.
Tip 5: Neem de tijd en herlees je bericht voor je op ‘verzenden’ drukt.
De grootste ergernis van e-mailontvangers is het krankzinnige aantal spel- en tikfouten dat men vaak in mailtjes aantreft. Druk (belangrijke) mailtjes dus af voordat je ze verstuurt en lees deze kritisch na.
Meer informatie
Wil je meer weten over e-mailen? Bekijk dan onze training Klantgericht e-mailen! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.
