Veel klantbrieven zijn onduidelijk, onvriendelijk, ouderwets en lopen vaak niet in de pas met de rest van de externe communicatie. Tegenwoordig zijn klanten een stuk mondiger dan vroeger. Als de manier waarop je met ze correspondeert hen niet bevalt, zoeken ze een andere leverancier. Om je klanten vast te houden, moet je de toon en de inhoud van je klantbrieven veranderen.
Hoe schrijf je een goede brief?
Een goede klantbrief is vriendelijk, duidelijk en roept geen vragen op. De volgende tips helpen je bij het schrijven van een klantvriendelijke brief.
Tip 1: Zet de kern van de boodschap direct in de eerste zin. Laat de lezer niet zoeken naar het antwoord op de vraag ‘waar gaat dit over?’
Tip 2: Wees niet te formeel, maar schrijf in spreektaal.
Tip 3: Schrijf actief en gebruik geen lijdende vormen (zinnen met ‘worden’).
Tip 4: Vermijd vaktermen. De lezer is vaak niet bekend met de termen die je gebruikt in jouw vakgebied.
Tip 5: Schrijf servicegericht: leg de nadruk op wat je wél kunt, niet op wat je niet kunt.
Tip 6: Plaats waar mogelijk een bedankje of excuses.
Tip 7: Bied alternatieven aan als je ‘nee’ moet verkopen.
Tip 8: Wees duidelijk. Schrijf bijvoorbeeld ‘u krijgt binnen vijf dagen antwoord op uw vraag’, in plaats van het woord ‘binnenkort’ te gebruiken.
Meer informatie
Wil je meer weten over brieven schrijven? Bekijk dan onze training Klantgericht e-mailen! Of neem direct contact met ons op voor advies op maat.
