Transfer van trainingen: wat levert het op?

Veel organisaties willen weten wat een training oplevert, en terecht. Maar hoe meet je dat? We hebben het in dat geval over ‘transfer’. Transfer is de mate waarin de cursisten het geleerde toepassen in de praktijk. In dit artikel gaan we in op hoe een organisatie een goede transfer kan bevorderen.

Een effectieve training: wat is dat?

Om te meten of een training effectief is, zijn er verschillende manieren:

• Je kunt vragen wat cursisten van de training vonden, bijvoorbeeld met een evaluatieformulier.
• Je kunt meten of de cursisten het geleerde hebben onthouden, bijvoorbeeld met een toets.
• Je kunt meten of de cursisten nieuw gedrag laten zien, bijvoorbeeld kijken of teksten na een training verbeterd zijn.
• Je kunt meten wat het effect is van het nieuwe gedrag, bijvoorbeeld de overdracht van casus tussen collega’s verloopt soepeler.

Veel klanten evalueren een training door aan de cursisten te vragen wat zij ervan vonden. Uit Arthur et al (2003) en Botke (2018) blijkt echter dat er weinig verband lijkt te zijn tussen wat cursisten van een training vonden en wat ze geleerd hebben, toe gaan passen in de praktijk en of dat effect heeft op het werk.

Botke (2018) verstaat onder effectiviteit nieuw gedrag op de werkvloer. Transfer vindt dus voornamelijk plaats na een training (Botke, 2018). Maar hoe kun je ervoor zorgen dat een training nieuw gedrag op de werkvloer laat zien? Allereerst moet de cursist gemotiveerd zijn om het geleerde in de praktijk te brengen. Of een cursist gemotiveerd is hangt af van de relevantie van het geleerde voor zijn of haar werk en in hoeverre de cursist zelf zijn of haar werk mag vormgeven. Of vervolgens de kennis ook toegepast wordt en invloed heeft op de werkprestatie en de prestatie van de organisatie wordt bepaalt door de omstandigheden op de werkvloer. Laat de werkdruk het toe dat iemand de nieuwe kennis kan toepassen? Wordt de cursist gesteund door collega’s en leidinggevenden?

Definiëren van succes: bedrijfsdoelen in plaats van trainingsdoelen

Uiteindelijk moet het nieuwe gedrag zorgen voor betere resultaten van het bedrijf. Kortom: de trainingsdoelen moeten in dienst staan van de bedrijfsdoelen. Pas als dat gebeurt, is een trainingstraject succesvol.

Om dit succes te bereiken, moeten opleiders eigenlijk al voorafgaand aan het traject bepalen wat mensen na de training anders moeten doen op de ‘werkvloer’ en waarom. Ze zouden zich bij het opzetten van een traject moeten concentreren op de uiteindelijke resultaten ‘on the job’ in plaats van de resultaten ‘end of class’. Ook moeten ze kijken of ‘end of class’ en ‘on the job’ in elkaars verlengde liggen; krijgen de werknemers ook daadwerkelijk de gelegenheid nieuw gedrag op de werkvloer te vertonen?

Zo is een traject Klantgerichte communicatie niet succesvol als de cursisten alleen maar weten wat klantgerichtheid is en hoe ze een klantgerichte brief moeten schrijven (trainingsdoel). Het is ook geen succes, wanneer ze hun kennis niet in praktijk mogen brengen, omdat ze met ouderwetse standaardbrieven moeten werken. Het is pas een succes als het bedrijf in de praktijk alleen nog maar klantgerichte brieven aan hun klanten stuurt (bedrijfsdoel).

Goede transfer: het gehele leertraject ontwerpen

Het moge duidelijk zijn: een effectieve training gaat verder dan de training zelf, maar vraagt van de organisatie om naar het hele traject te kijken. Een training is geen eenmalig ‘event’, maar een onderdeel uit het leerproces van de cursisten. Het ontwikkelen van een succesvol leertraject bestaat dus niet alleen uit het organiseren van trainingen. Hoe kun je transfer tot stand laten komen voor, tijdens en na de training?

Voor de training: doelen in beeld

Uit transferonderzoek van Botke (2018) bij de politie blijkt dat hoe relevanter de cursist het geleerde vindt, hoe meer hij gemotiveerd is om het toe te passen in de praktijk. Het is dus belangrijk om vooraf de doelen, de praktijk van de cursisten en de relevantie van de training in kaart te brengen. Een compleet traject bevat dus:

• Een gesprek met de opdrachtgever over de bedrijfsdoelen en daarmee samenhangend de gewenste veranderingen op de werkvloer;
• Een goede intake met de cursisten over hun leerdoelen en motivatie;
• Een goede voorbereiding van de trainingen met nadruk op de praktijk;
• Een goede follow-up met voldoende ondersteuning voor de cursisten en leidinggevenden;
• Een evaluatie en een plan van aanpak voor de toekomst.

Al in de uitnodiging kan dit traject aan de cursisten geschetst worden, zodat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Bovendien begrijpen ze dan dat het ‘echte‘ werk pas na de training begint. Sommige organisaties geven de cursisten pas hun certificaat als ze in de praktijk bewezen hebben dat ze de leerstof kunnen toepassen.

Tijdens de training: betrek de praktijk in de training

Een belangrijke voorspeller voor het succes van de training, is dat de training aansluit op de werkpraktijk van de cursist. Het is dus belangrijk om tijdens de training goed te checken of de cursisten het verband zien tussen de training en hun praktijk. Een goede manier om ervoor te zorgen dat de cursisten ook gaan doen wat ze in de training geleerd hebben, is de praktijk de training binnenhalen. Laat de cursisten doen wat ze ook op de werkvloer moeten doen. ‘Leren door doen’ vergroot de kans dat de cursisten het geleerde ook in de praktijk brengen.

Je kunt de praktijk op verschillende manieren in het trainingsprogramma laten terugkomen:

• Zorg ervoor dat de training veel praktijkcases en -oefeningen bevat.
• Zet professionele trainingsacteurs in en doe rollenspellen.
• Betrek de direct leidinggevenden bij het opstellen van het trainingsprogramma. Zij hebben vaak voorbeelden genoeg uit de praktijk.
• Laat de cursisten zelf hun input leveren: vraag hun om voorbeelden, teksten, praktijkcases en vragen en problemen uit de praktijk.
• Nodig gastsprekers uit de praktijk uit.
• Zorg voor een trainer die begrijpt wat zijn cursisten in de praktijk met de ‘lesstof’ gaan doen en zijn programma daarop afstemt.

Na de training: laat ze niet alleen

Hoe gemotiveerd de cursisten ook aan het traject begonnen zijn, als ze na de training geen ondersteuning krijgen, kan het effect van de training al snel verdwijnen. Juist dan hebben ze aanmoediging en ondersteuning nodig om in praktijk te brengen wat ze geleerd hebben. Zorg allereerst dat de cursisten de ruimte en tijd krijgen om de nieuwe kennis toe te passen. Daarnaast is het belangrijk dat cursisten gesteund en gewaardeerd worden door collega’s en leidinggevenden. Zo versterk je het gevoel dat het traject nog niet is afgelopen.

In onze visie en ervaring zijn er vier belangrijke voorwaarden voor een succesvolle borging van kennis:

1. De leidinggevenden zijn betrokken en hebben een belangrijke rol;
2. Iedereen binnen de organisatie onderschrijft dat heldere communicatie belangrijk is;
3. Alle inhoudelijke informatie over het onderwerp is voor iedereen gemakkelijk toegankelijk;
4. De kennis wordt actief onderhouden.

De rol van de leidinggevenden

Een van de grootste succesfactoren voor de transfer naar de praktijk is de betrokkenheid van de leidinggevenden. Zij kunnen de cursisten motiveren en  begeleiden en zij hebben zelf een voorbeeldfunctie; ze moeten laten zien dat het belangrijk is en dat het gezien wordt. Een leidinggevende moet daarvoor het nut van een training inzien en weten wat er behandeld is. Op deze manier kunnen zij een soort ‘ambassadeursrol’ spelen.

Een goede manier om die ambassadeursrol vorm te geven is leidinggevende tot taalcoach te maken. Zij kunnen heldere communicatie tot vast onderdeel maken in het teamoverleg en in beoordelingsgesprekken. De taalcoach is het eerste aanspreekpunt voor collega’s die taalvragen hebben of die behoefte hebben aan een second opinion over een tekst. De belangrijkste taak van de taalcoach is ervoor te zorgen dat men na de schrijftraining met het geleerde aan de slag gaat en blijft. Taalcoaches krijgen naast de reguliere training een aparte training waarin zij leren hoe zij medewerkers kunnen begeleiden en goede feedback kunnen geven. Daarnaast begeleidt de trainer een paar keer de feedback op de rapportages tijdens teamoverleggen.

Actief kennis onderhouden

Om actief kennis te onderhouden is het van belang dat de cursisten ook na de training de inhoud terug kunnen lezen. Wat was ook alweer die ene afkorting? Waar moest ik op letten? Een schrijfwijzer met een checklist biedt vaak uitkomst.

Verder is het belangrijk om het actief onderhouden van de kennis een beetje ‘leuk’ te maken: rubriekjes op intranet, bijvoorbeeld ‘de zin van de week’, een lunchquiz, een prijsvraag, een cartoon in de lift of naast het koffieapparaat, tips&tricks op een muismat of poster. Op deze manier laat de organisatie ook merken dat het onderwerp de aandacht heeft.

Samenvatting

In dit artikel hebben we besproken wanneer een training effectief is en wat ervoor nodig is. Een trainingstraject omvat veel meer dan de training zelf. Om te zorgen dat de opgedane kennis ook effect heeft in de organisatie is het belangrijk dat de training relevant is voor de medewerkers en dat de doelen van de training aansluiten bij de bedrijfsdoelen. Ook na de training is het belangrijk om een goede leercultuur te faciliteren. 

Bronnen

Arets & Overduin (2006) Liever (g)een training.
Arthur, Bennet, Edens & Bell (2003) Effectiveness of training in organizations: A meta-analysis of design and evaluation features. Journal of Applied Psychology, 88(2), 234-245.

Botke (2018) Transfer van training: effectonderzoek in de politiepraktijk. Cahier Politiestudies 49: 51-62.

Stolovitch (2002) Telling ain’t Training.

Vance (2011) The business of learning.
Wick, Pollock & Jefferson (2010) The Six Disciplines of Breakthrough learning.

Annelies Buurman & Anne van Blanken